Jak zadać właściwe pytania i skutecznie wykorzystać wyniki audytu?
Autor: Agnieszka Baklarz
Beneficjenci fundacji mają istotny wpływ na audyt fundacji rodzinnej, nawet jeżeli nie są ekspertami od prawa czy finansów. To beneficjenci (działając wspólnie w formie zgromadzenia beneficjentów) wybierają audytora i określają podstawowe ramy audytu.
Jakie pytania zadać? Na co zwrócić uwagę przy porównywaniu ofert firm audytorskich? Co zrobić z wynikami audytu, gdy coś wzbudza wątpliwości? Na te oraz inne pytania odpowiada poniższy, piąty już wpis z cyklu o audycie fundacji rodzinnych!
Spis treści
Czytając poniższy wpis dowiesz się:
- Jakie pytania warto zadać firmom audytorskim podczas wyboru audytora?
- Czy można prosić audytora o przyjrzenie się konkretnym kwestiom?
- Dlaczego warto przed audytem przygotować audytorowi listę pytań i obszarów do przeanalizowania?
- Jak wykorzystać wnioski zawarte w raporcie z audytu?
- Dlaczego warto, aby beneficjenci bezpośrednio zaangażowali się w wybór audytora i sam audyt fundacji rodzinnej?
Pytania, które warto zadać kandydatom na audytora fundacji rodzinnej
Już na etapie podejmowania uchwały o powołaniu audytora beneficjenci mogą więc decydować, kogo obdarzyć zaufaniem w roli audytora – mogą przeanalizować oferty różnych firm audytorskich, porównać ich doświadczenie i zaproponowane podejście do audytu. Warto, aby beneficjenci zadali kandydatom na audytora pytania o to, jak zamierzają przeprowadzić audyt, na jakich aspektach się skupią oraz poprosili o przedstawienie planu lub zakresu prac. Dzięki temu już na starcie można mieć wpływ na kształt audytu. Nawet jeśli beneficjenci sami nie są specjalistami, mogą skorzystać z doradztwa. Możliwe jest na przykład poproszenie rodzinnego doradcę finansowego lub prawnika spoza fundacji o pomoc w ocenie ofert.
Możliwość zwrócenia się do audytora z prośbą o zwrócenie szczególnej uwagi na konkretne zagadnienia
Warto pamiętać, że zgromadzenie beneficjentów może dostosować zakres audytu do specyfiki i potrzeb fundacji. Oprócz obowiązkowych elementów wynikających z ustawy, beneficjenci mogą zwrócić się do audytora o zbadanie konkretnych zagadnień. Dotyczy to szczególnie obszarów, które budzą ich zainteresowanie lub obawy.
Na przykład, jeśli beneficjenci chcą wiedzieć, czy strategia inwestycyjna fundacji jest optymalna, mogą poprosić, by audytor poświęcił temu szczególną uwagę. Jeżeli pojawiły się jakieś sygnały nieprawidłowości (np. opóźnienia w wypłatach świadczeń dla beneficjentów, niejasne decyzje zarządu co do sprzedaży majątku), beneficjenci mogą zażądać, by audyt objął dokładne wyjaśnienie tych kwestii.
Lista pytań do audytora – przykład sposobu na dopilnowanie jakości audytu fundacji
Dobrym pomysłem jest, aby przed rozpoczęciem audytu beneficjenci wspólnie przygotowali listę pytań lub obszarów, które chcieliby, aby audytorzy sprawdzili. Taka lista może być przekazana audytorom na początku prac. Przykładowe zagadnienia z listy to: Czy fundacja prawidłowo realizuje cele statutowe? Jak oceniane jest dotychczasowe wykonanie planu świadczeń dla beneficjentów? Czy struktura lokat kapitałowych fundacji jest bezpieczna? Czy fundacja nie płaci zbyt wysokich podatków z powodu błędów w interpretacji przepisów? Audytorzy, jako niezależni eksperci, odpowiedzą na te pytania w raporcie, co pozwoli rozwiać (lub potwierdzić) wątpliwości beneficjentów.
Jak korzystać z raportu po audycie wykorzystać go do monitorowania działania fundacji
Beneficjenci mają również wpływ po zakończeniu audytu – to do nich (oraz do ewentualnej rady nadzorczej) trafia raport, więc mogą wnioskować o podjęcie określonych działań na jego podstawie. Na zgromadzeniu beneficjentów, na którym przedstawiany jest raport, beneficjenci powinni aktywnie dyskutować wyniki audytu z zarządem. Jeżeli audyt wykazał uchybienia, beneficjenci mogą żądać od zarządu planu naprawczego lub podjęcia konkretnych kroków (np. zmiany procedur, rezygnacji z ryzykownych inwestycji, wymiany osoby na stanowisku kierowniczym, jeśli doszło do poważnych zaniedbań).
W skrajnym przypadku, jeśli raport z audytu fundacji ujawnił rażące naruszenia działania fundacji, beneficjenci mają prawo odwołać członków zarządu. Audyt dostarcza obiektywnych podstaw do takich ewentualnych decyzji.
Podsumowanie – rola beneficjentów w audycie fundacji jest kluczowa!
Podsumowując, beneficjenci nie są tylko biernymi odbiorcami audytu. To oni inicjują audyt, określają jego ramy, a potem wykorzystują jego wyniki do sprawowania realnej kontroli nad fundacją. Nawet nie posiadając eksperckiej wiedzy, mogą poprzez odpowiednie pytania i świadomy wybór audytora ukierunkować proces audytu tak, by przyniósł on odpowiedzi na ważne dla nich kwestie.