Na czym polega audyt projektu i audyt dotacji w praktyce?
Audyt zewnętrzny projektu lub dotacji to usługa polegająca na niezależnej weryfikacji prawidłowości rozliczenia środków powierzonych na realizację określonego projektu. Stronami umowy są co do zasady instytucja finansująca oraz podmiot wykorzystujący środki – beneficjent.
Audyt dotacji może dotyczyć weryfikacji wykorzystania środków publicznych. Np. może chodzić o audyt realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych, grantów (w tym B+R, inwestycje) i programów rządowych lub organizacji międzynarodowych. Instytucjami finansującymi mogą też być podmioty prywatne.
Poniżej opisujemy m.in., jaki jest zakres audytu dotacji, kto może go wykonać, jaki jest jego efekt oraz ile kosztuje – z perspektywy dużych organizacji i projektów o istotnej wartości.
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na następujące pytania:
Co jest weryfikowane w ramach audytu zewnętrznego projektu?
Zakres audytu jest co do zasady indywidualną kwestią, zależną od potrzeb instytucji finansującej. Będzie on więc wynikał m.in. z umowy o dofinansowanie, wytycznych instytucji finansującej oraz samego zapytania ofertowego. Audyt może więc obejmować m.in.:
– weryfikację kwalifikowalności wydatków,
– zgodność poniesionych kosztów z budżetem projektu,
– prawidłowość dokumentowania wydatków,
– zgodność realizacji projektu z harmonogramem i wskaźnikami,
– spójność danych raportowanych do instytucji finansującej z księgami rachunkowymi.
W wielu projektach kluczowe są również: alokacja kosztów pośrednich, rozliczenia wynagrodzeń w projektach B+R oraz prawidłowość procedur zakupowych.
Kto przeprowadza audyt dotacji?
W wielu zapytaniach ofertowych wskazuje się, że audyt może przeprowadzić osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy o finansach publicznych. W praktyce więc audyt wykonuje audytor wewnętrzny spełniający ustawowe kryteria lub biegły rewident.
Dlaczego właśnie te zawody? Ponieważ zarówno biegli rewidenci, jak i audytorzy wewnętrzni posiadają formalne kwalifikacje, podlegają określonym standardom zawodowym oraz zasadom niezależności. Dysponują też doświadczeniem w ocenie systemów kontroli wewnętrznej, procedur finansowych i zgodności z przepisami. Dlatego warto kierować do firm audytorskich zapytania ofertowe w zakresie audytu zewnętrznego projektu oraz audytu dotacji.
Jaki jest rezultat zewnętrznego audytu projektu?
Podobnie, jak w przypadku samego zakresu, to, jak on się kończy, zależy od wymogów instytucji finansującej.
Najczęściej jest to sprawozdanie z audytu (raport), w którym audytor przedstawia zakres przeprowadzonych czynności oraz formułuje opinię lub wnioski dotyczące prawidłowości rozliczenia projektu. W wielu przypadkach raport zawiera jednoznaczne stwierdzenie, czy wydatki zostały poniesione zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi wytycznymi.
Ile kosztuje audyt dotacji?
Koszt audytu dotacji zależy przede wszystkim od:
– wartości projektu (wartości finansowania i przekazanych środków),
– liczby dokumentów księgowych,
– stopnia skomplikowania budżetu,
– liczby źródeł finansowania.
W przypadku firmy audytorskiej cena zależy więc od pracochłonności danego zlecenia. Szerzej opisujemy ten mechanizm na podstronie dotyczącej kosztu audytu oraz przy audycie fundacji rodzinnej. Kluczowe znaczenie ma nakład pracy zespołu oraz poziom ryzyka projektu.
Jak przygotować zapytanie ofertowe i na co zwrócić uwagę przy wyborze wykonawcy audytu?
W zapytaniu kierowanym do potencjalnych podmiotów, które mogą zrealizować audyt zewnętrzny projektu, warto wskazać m.in.:
- wartość projektu,
- jego źródło finansowania,
- okres realizacji projektu,
- okres realizacji projektu podlegający audytowi, którego dotyczy zapytanie,
- liczbę dokumentów księgowych.
Kluczowe jest również jednoznaczne określenie wszelkich wymogów odnośnie do audytora. Przede wszystkim, czy audytor ma spełniać wymogi wskazane w art. 286 ustawy o finansach publicznych lub innych wytycznych programowych?
Przy wyborze wykonawcy audytu nie należy kierować się wyłącznie ceną. Istotne jest m.in. doświadczenie w audytach projektów o podobnej skali, znajomość wytycznych danego programu oraz umiejętność identyfikacji ryzyk rozliczeniowych.