Jakie informacje powinna zawierać umowa o audyt finansowy?

Kto wybiera firmę audytorską do badania sprawozdania finansowego?

Zawarcie umowy z firmą audytorską nie jest pierwszym krokiem. Najpierw musi nastąpić formalny wybór podmiotu uprawnionego do badania. Jest to procedura zbliżona do wyboru firmy audytorskiej do atestacji raportu ESG.

Krok 1: Ustalenie właściwego organu

Zgodnie z art. 66 ustawy o rachunkowości wyboru dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe, chyba że umowa spółki lub statut stanowią inaczej. W praktyce może to być więc:

• zgromadzenie wspólników (np. w spółce z o.o.),

• walne zgromadzenie,

• rada nadzorcza (w praktyce to właśnie rada nadzorcza najczęściej dokonuje wyboru audytora w spółce akcyjnej),

• inny organ wskazany w dokumentach ustrojowych (co zdarza się jednakże rzadko).

W przypadku JZP procedura jest bardziej rozbudowana – istotną rolę odgrywa komitet audytu, który przygotowuje rekomendację dotyczącą wyboru firmy audytorskiej.

Krok 2: Podjęcie uchwały o wyborze

Wybór powinien zostać dokonany w formie uchwały podjętej przez właściwy organ. Dopiero ta uchwała stanowi podstawę do dalszych działań.

Krok 3: Zawarcie umowy

Po formalnym wyborze zarząd zawiera umowę z wybraną firmą audytorską. Bez takiego udokumentowanego wyboru zarząd działałby niezgodnie z prawem – ustawa mówi bowiem wprost, że „Kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru.” (art. 66 ust. 4 ustawy).

Co powinna zawierać umowa o badanie sprawozdania finansowego?

Umowa o badanie sprawozdania finansowego ma co do zasady charakter umowy komercyjnej zawieranej pomiędzy firmą audytorską a podmiotem, którego sprawozdanie finansowe podlega badaniu. Jej specyfika wynika jednak z faktu, że dotyczy ona usługi regulowanej, wykonywanej zgodnie z ustawą o rachunkowości, ustawą o biegłych rewidentach oraz międzynarodowymi standardami rewizji finansowej.

Szczególne znaczenie ma precyzyjne określenie zasad ustalania wynagrodzenia za badanie. Umowa może opisywać mechanizmy jego ewentualnej zmiany w przypadku istotnego zwiększenia pracochłonności, np. na skutek ujawnionych ryzyk.

Z perspektywy zgodności regulacyjnej kluczowe jest również jednoznaczne wskazanie, że wynagrodzenie firmy audytorskiej nie może być uzależnione od wyniku badania lub rodzaju opinii biegłego rewidenta. Zapisy tego typu służą ochronie niezależności audytora. 

Dodatkowo umowa powinna określać m.in. informacje o dokumencie, na podstawie którego został dokonany wybór audytora, zakres badania, odpowiedzialność stron, zasady współpracy z zespołem audytowym, obowiązki informacyjne jednostki badanej, a także kwestie poufności i ochrony danych. Wszystkie te elementy mają znaczenie dla sprawnego przeprowadzenia badania oraz ograniczenia ryzyk prawnych po obu stronach.

Umowa o badanie sprawozdania finansowego – na jaki okres powinna zostać zawarta?

Powyżej pisaliśmy o sytuacji, kiedy audyt jest obowiązkowy. Inaczej kształtuje się natomiast sytuacja w przypadku badania dobrowolnego sprawozdania finansowego. W przypadku takiej usługi strony nie są związane minimalnym dwuletnim okresem umowy. Możliwe jest więc zawarcie umowy na okres krótszy, na przykład na jeden rok obrotowy. Okres umowy zależy wówczas wyłącznie od celu badania i potrzeb jednostki.

Kiedy należy podpisać umowę o badanie sprawozdania finansowego?

Istotnym elementem umowy o badanie sprawozdania finansowego jest również moment jej zawarcia. Zgodnie z art. 66 ustawy o rachunkowości, „kierownik jednostki zawiera umowę z firmą audytorską w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji„. Przepis ten ma charakter praktyczny i organizacyjny — jego celem jest zapewnienie audytorowi możliwości obserwacji spisu z natury, który stanowi jeden z kluczowych etapów badania.

W konsekwencji umowa nie może być podpisywana wyłącznie przed wydaniem opinii, lecz odpowiednio wcześnie, tak aby firma audytorska mogła zaplanować badanie, zapoznać się z jednostką oraz — tam gdzie jest to wymagane — uczestniczyć w inwentaryzacji istotnych składników majątku. Zbyt późne zawarcie umowy może ograniczyć zakres możliwych procedur audytowych i rodzić ryzyka zarówno po stronie jednostki, jak i firmy audytorskiej.

Z praktyki naszej firmy audytorskiej wynika, że najlepiej, jak umowa jest podpisana jak najwcześniej. Tak, żeby umożliwić biegłemu rewidentowi również przeprowadzenie badania wstępnego, który potem nierzadko usprawnia cały proces audytu

Kto podpisuje umowę z audytorem?

Aby odpowiedzieć na to pytanie na wstępie należy pamiętać, że umowę o badanie sprawozdania finansowego formalnie podpisuje się z firmą audytorską a nie z biegłym rewidentem. To firma audytorska jest stroną umowy, którą w jej imieniu realizuje biegły rewident.

Druga rzecz, o której należy też pamiętać dotyczy tego, że co innego wybór firmy audytorskiej, a co innego podpisanie umowy z audytorem. Jest to bardzo ważne rozróżnienie.

Jeżeli chodzi o to, kto, po dokonaniu wyboru, podpisuje umowę z audytorem należy ponownie zajrzeć do cytowanego już wyżej przepisu art. 66 ustawy o rachunkowości. Mówi on, że umowę o badanie sprawozdania finansowego podpisuje kierownik jednostki, czyli np. prezes zarządu w przypadku spółek kapitałowych, działający zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w umowie spółki lub statucie.

Podsumowanie: jaki jest cel umowy o audyt finansowy i na co zwrócić uwagę?

Podstawowym celem umowy o badanie sprawozdania finansowego jest zabezpieczenie interesów obu stron procesu audytu.

Dla podmiotu badanego oznacza to przede wszystkim jasne określenie zakresu badania, terminów jego przeprowadzenia oraz zasad wynagrodzenia. Dobre określenie tych kwestii w umowie ogranicza więc ryzyko późniejszych sporów i nieprzewidzianych kosztów.

Z kolei dla firmy audytorskiej umowa stanowi formalną gwarancję niezależności biegłego rewidenta oraz ochronę przed ewentualnymi naciskami ze strony badanego podmiotu, w tym próbami wpływu na treść opinii z badania. Z praktyki audytorskiej bowiem wiadomo, że takie sytuacje się zdarzają. Prawidłowo skonstruowana umowa jest zaś jednym z kluczowych narzędzi ich uniknięcia.