Jak przygotować się do audytu? Prezentujemy pierwsze opracowanie dla głównych księgowych i dyrektorów finansowych z cyklu poradników mających pomóc w przygotowaniu się do badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta.
W poradnikach tych omawiać będziemy m.in. czym są uproszczenia w rachunkowości i jakie są ich podstawy prawne. Będziemy też analizować, jak stosowanie uproszczeń wpływa na ocenę ryzyka, istotność oraz procedury audytu prowadzonego później przez biegłego rewidenta. Wskażemy również praktyczne przykłady uproszczeń (leasing, amortyzacja, zapasy, rezerwy) oraz potencjalne trudności w zapewnieniu rzetelnego i jasnego obrazu sprawozdania.
Autor: Agnieszka Baklarz
Obowiązkiem każdej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe jest przedstawienie rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego. Ta nadrzędna zasada (wynikająca z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości) oznacza, że polityka rachunkowości firmy musi zapewniać wierne odzwierciedlenie rzeczywistości. Ustawa pozwala jednak – kierując się zasadą istotności – stosować w ramach przyjętych zasad rachunkowości uproszczenia. Dowiedz się więcej!
Kiedy można stosować uproszczenia?
Co mówi ustawa? Zgodnie z przepisami, uproszczenia można stosować, o ile nie wywiera to istotnie negatywnego wpływu na realizację wspomnianego obowiązku przedstawienia w księgach rzetelnego i jasnego obrazu sytuachi majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego.
Innymi słowy, odstępstwa od pełnych wymogów rachunkowości są dopuszczalne, jeżeli ich skutki nie zniekształcają istotnie obrazu finansowego jednostki.
Jakie są przykłady uproszczeń rachunkowości?
- Przykład 1: zamiast drobiazgowo ujmować każdą niewielką kwotę, skupiamy się na większych wartościach (drobne sumy nie wpływają istotnie na decyzje finansowe).
- Przykład 2: niektóre wydatki (np. zakup drobnego wyposażenia biurowego) od razu zaliczamy w koszty zamiast amortyzować je przez kilka lat.
- Przykład 3: mniej matematyki, więcej praktyczności – rezygnujemy ze skomplikowanych kalkulacji tam, gdzie ich wynik nie zmieniłby obrazu sprawozdania.
Jaka jest podstawa prawna uproszczeń rachunkowości?
Powyższe uprawnienie do stosowania uproszczeń wywodzi się z ustawy o rachunkowości (u.o.r.) oraz jest doprecyzowane w projektowanym krajowym standardzie rachunkowości nr 16 „Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości” (KSR 16).
Ustawa nie narzuca jednostkom obowiązku stosowania uproszczeń – jest to prawo, a nie obowiązek jednostki. Każda firma może więc zdecydować, czy, i jakie uproszczenia wprowadzić, o ile spełnione są określone warunki. KSR 16 ma na celu usystematyzowanie katalogu dostępnych uproszczeń oraz wskazanie warunków ich stosowania. Standard ten (w fazie konsultacji w 2025 r.) podaje definicję uproszczeń i liczne przykłady praktyczne, mające ułatwić mniejszym podmiotom prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Na czym mogą polegać uproszczenia?
Katalog dopuszczalnych uproszczeń jest szeroki. Zgodnie z KSR 16 i art. 4 ust. 4a u.o.r., uproszczenia dotyczą zarówno sposobu ujmowania transakcji, jak i wyceny oraz prezentacji informacji finansowych. Najczęściej wskazywane przykłady uproszczeń to m.in.:
- Bezpośrednie odnoszenie w koszty niektórych aktywów zamiast ich aktywowania (np. natychmiastowe spisanie drobnych środków trwałych do kosztów zamiast amortyzowania).
- Zbiorcze ujmowanie podobnych transakcji i sald – grupowanie wielu drobnych operacji jak jednej pozycji (ułatwia to ewidencję bez utraty istotnych informacji).
- Rezygnacja z niektórych korekt wyniku finansowego – na przykład nietworzenie określonych rezerw lub nierozliczanie podatku odroczonego, jeśli ich wpływ jest pomijalny.
- Stosowanie uproszczonych metod wyceny aktywów i pasywów – np. niedokonywanie odpisów aktualizujących wartość aktywów przy niewielkich różnicach wartości.
- Ograniczenie zakresu informacji w sprawozdaniu – np. wybór uproszczonej formy sprawozdania finansowego z mniejszą liczbą pozycji lub not (dostępne dla jednostek spełniających kryteria mikro/małej).
- Rezygnacja z wybranych procedur księgowych – np. uproszczenia w dokumentacji i organizacji rachunkowości (mniej formalne procedury inwentaryzacji, kontroli dokumentów, jeśli ryzyko z tym związane jest niskie).
Jak widać z powyższego, uproszczenia mogą dotyczyć zarówno polityki bilansowej (ujmowanie i wycena aktywów/pasywów), jak i zakresu raportowania (prezentacja danych finansowych).
Jakie uproszczenia w rachunkowości są przewidziane dla mniejszych i najmniejszych firm?
Warto dodać, że ustawodawca przewidział szczególne uproszczenia dla najmniejszych podmiotów. Jednostki mikro oraz (w nieco węższym zakresie) jednostki małe mogą korzystać z szeregu ułatwień przewidzianych w ustawie nowelizowanej w 2015 r.
Przykładowo, jednostka mikro może sporządzać sprawozdanie finansowe według mocno okrojonego załącznika nr 4 do u.o.r. (skrócony bilans i rachunek zysków i strat) oraz nie sporządzać dodatkowej informacji opisowej ani sprawozdania z działalności – i nie wymaga się uprzedniego badania wpływu takich uproszczeń na rzetelność obrazu.
Dla jednostek małych przewidziano z kolei uproszczenia zbliżone, choć nieco węższe, niż te dla jednostek mikro (np. mogą one nie tworzyć rachunku przepływów pieniężnych czy zestawienia zmian w kapitale, jeśli nie są jednostkami zainteresowania publicznego). Najważniejsze jednak – poza tymi szczególnymi wyjątkami dla mikro/małych – każda decyzja o zastosowaniu uproszczenia musi być poprzedzona analizą, czy dane uproszczenie nie zniekształci istotnie informacji finansowych jednostki ani pojedynczo, ani łącznie z innymi uproszczeniami.