Jak zapobiec ryzyku opóźnienia audytu w dużej firmie?
Autor: Agnieszka Baklarz
Badanie sprawozdania finansowego w dużej jednostce lub grupie kapitałowej jest procesem złożonym, angażującym liczne zespoły, systemy oraz podmioty zewnętrzne.
W praktyce audyt dużego podmiotu bywa obarczony ryzykiem opóźnienia daty wydania opinii, przeciągania się prac, koniecznością wprowadzania korekt do sprawozdania. Dla komitetu audytu i rady nadzorczej istotne jest wczesne rozpoznanie sygnałów ostrzegawczych i wdrożenie działań zapobiegawczych, które pozwolą zachować terminowość i jakość procesu.
Spis treści
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na następujące pytania:
- Jak organizacja działu finansowego wpływa na terminowość badania sprawozdania finansowego?
- W jaki sposób brak terminowego dostarczania dokumentów opóźnia proces audytu?
- Które nietypowe transakcje na koniec roku najczęściej utrudniają przeprowadzenie audytu?
- W jaki sposób niedoskonały system kontroli wewnętrznej zwiększa ryzyko opóźnień w audycie?
- Co powoduje, że brak współpracy i dyscypliny terminowej wydłuża badanie sprawozdania finansowego?
- Jakie okoliczności zewnętrzne, niezależne od podmiotu, mogą prowadzić do opóźnień w audycie finansowym?
Niewydolność organizacyjna działu finansowego i jak jej zaradzić?
Częstą przyczyną opóźnień jest brak zdolności organizacyjnej działu finansowego do terminowego zamknięcia ksiąg. Problem ten może wynikać z niedoboru kadrowego, dużej rotacji personelu, braku procedur zastępstw czy przeciążenia obowiązkami. Sygnalizuje go m.in. brak aktualnych uzgodnień sald, opóźnienia w księgowaniu czy niedostateczna jakość dokumentacji.
Działania prewencyjne powinny obejmować:
- bieżący monitoring zasobów działu finansowego,
- analizę ryzyka kadrowego oraz
- wdrożenie harmonogramu zamknięcia roku obrotowego z przypisaniem odpowiedzialności i terminów.
Komitet audytu powinien uzyskiwać raporty o statusie prac dotyczących zamknięcia oraz ocenić, czy dział finansowy dysponuje wsparciem zewnętrznym w sytuacjach krytycznych (np. księgowi na zastępstwo, outsourcing uzgodnień). W przypadku istotnej rotacji kadry należy zapewnić odpowiednią dokumentację procesów księgowych oraz plan wdrożenia dla nowych pracowników.
Opóźnienia w przekazywaniu dokumentów audytorowi i jak ich uniknąć?
Problemy organizacyjne mogą przejawiać się również w braku terminowego dostarczania audytorowi wymaganej dokumentacji. Przyczyny są zazwyczaj różne: od nieuporządkowanego archiwum, przez uzależnienie od zewnętrznych biur rachunkowych, po awarie systemów IT. Skutkuje to przestojami i koniecznością zmiany harmonogramu badania sprawozdania finansowego.
Aby temu przeciwdziałać, spółka powinna – jeszcze przed rozpoczęciem badania:
- uzgodnić z biegłym rewidentem listę wymaganych materiałów,
- ustalić konkretne terminy ich dostarczenia,
- wyznaczyć osobę odpowiedzialną za koordynację procesu po stronie spółki.
Komitet audytu może żądać potwierdzenia, że zewnętrzne biura rachunkowe znają harmonogram badania i zobowiązały się do jego przestrzegania. W zakresie IT istotne jest zapewnienie planów awaryjnych i regularne tworzenie kopii zapasowych.
Zdarzenia nietypowe i skomplikowane transakcje księgowane pod koniec roku
Wieloelementowe transakcje, przeprowadzane w ostatnich tygodniach roku obrotowego, mogą znacząco utrudnić proces audytu. Przykłady obejmują przejęcia, zbycie części działalności, emisje instrumentów finansowych, zmiany polityki rachunkowości. Wymagają one dogłębnej analizy, a ich późne ujawnienie uniemożliwia przeprowadzenie procedur audytorskich w pierwotnym terminie.
Rola komitetu audytu polega na uzyskaniu informacji o planowanych zdarzeniach nietypowych z odpowiednim wyprzedzeniem. W przypadku transakcji o dużej złożoności możliwe jest zaplanowanie wcześniejszych konsultacji z audytorem w celu ustalenia zasad ich prezentacji w sprawozdaniu finansowym. Dzięki temu unika się ryzyka konieczności wprowadzania istotnych korekt na etapie finalizacji badania.
Słabości systemu kontroli wewnętrznej
Biegły rewident wskazuje na istotne ryzyko opóźnienia w sytuacji, gdy spółka nie posiada efektywnego systemu kontroli wewnętrznej lub nie przeprowadza uzgodnień na bieżąco.
Przykładem mogą być rozliczenia międzyokresowe niepodlegające regularnemu przeglądowi, nieaktualizowane rezerwy lub inwentaryzacje przeprowadzane bez odpowiednich procedur kontrolnych.
W tym zakresie wskazane jest systematyczne monitorowanie jakości procesów sprawozdawczych. Pomocne mogą być też audyty przygotowawcze przeprowadzane przed końcem roku obrotowego, których celem jest identyfikacja potencjalnych nieprawidłowości przed rozpoczęciem badania.
Komitet audytu powinien uzyskiwać informacje na temat stanu kont uzgodnieniowych, weryfikować listę „trudnych” sald i monitorować działania naprawcze realizowane przez zarząd.
Niewystarczająca komunikacja i brak dyscypliny terminowej
Nawet przy prawidłowo funkcjonujących procesach, brak aktywnej współpracy z audytorem i niedostateczne zaangażowanie zarządu mogą prowadzić do opóźnień. Opieszałość w odpowiadaniu na zapytania, niedotrzymywanie terminów ustalonych w harmonogramie czy eskalowanie problemów dopiero na późnym etapie audytu skutkują wydłużeniem całego procesu.
Komitet audytu powinien ustalić oczekiwania wobec kierownictwa w zakresie traktowania procesu badania jako elementu o strategicznym znaczeniu. Warto wdrożyć mechanizm cotygodniowych przeglądów statusu badania podczas głównej fazy audytu. W razie wystąpienia trudności – np. braku współpracy określonych osób lub działów – komitet audytu powinien niezwłocznie interweniować. Dobrą praktyką są także działania budujące relację między zespołem audytorskim a działem finansowym. Przykładowo mogą to być wspólne warsztaty tematyczne lub sesje robocze poświęcone nowym wymogom w zakresie rachunkowości.
Czynniki niezależne od podmiotu
Pewne opóźnienia mogą być skutkiem okoliczności zewnętrznych. Przykładowo chodzi o zmianę przepisów prawa, sytuacje nadzwyczajne czy decyzje organów nadzoru. W takich przypadkach elastyczne podejście oraz właściwa dokumentacja przyczyn opóźnienia pozwala uniknąć negatywnych skutków formalnych.
Komitet audytu może rekomendować skorzystanie z dopuszczalnych przepisami odroczeń. Może to jednak mieć miejsce jedynie w uzasadnionych sytuacjach. Należy unikać praktyki traktowania regulacyjnych ulg jako standardu.
Podsumowanie
Wczesna identyfikacja sygnałów ostrzegawczych pozwala komitetowi audytu i radzie nadzorczej skutecznie przeciwdziałać opóźnieniom w procesie audytu. Regularna komunikacja z biegłym rewidentem, bieżący nadzór nad przygotowaniem sprawozdania finansowego oraz organizacja spotkań podsumowujących sezon badania sprzyjają stałemu doskonaleniu procesu. Utrzymywanie dyscypliny terminowej, reagowanie na problemy operacyjne oraz planowanie badania w oparciu o rzetelne dane i harmonogram stanowi podstawę efektywnego nadzoru nad procesem sprawozdawczości finansowej.