Badanie sprawozdania finansowego dużej jednostki, w tym JZP, to proces wielowymiarowy. Angażuje on nie tylko audytora i zarząd, ale również organy podmiotu tak kluczowe jak komitet audytu oraz rada nadzorcza. Proces ten wymaga szczególnej staranności, znajomości regulacji oraz sprawnej komunikacji między wszystkimi stronami.
Celem niniejszego cyklu wpisów na naszym blogu jest przedstawienie najważniejszych zagadnień związanych z tym procesem. Cykl omawia kompleksowo badanie sprawozdań finansowych dużych podmiotów – od ram prawnych, współpracy z komitetem audytu i radą nadzorczą, przez etapy rocznego audytu i wymianę kluczowych dokumentów, po kwestie jakości sprawozdawczości, komunikacji z interesariuszami i najlepsze praktyki rynkowe.
Zachęcamy do lektury poniższego oraz kolejnych wpisów!
Dlaczego tak ważna jest dobra współpraca biegłego rewidenta ze wszystkimi organami w spółce?
Autor: Agnieszka Baklarz
Skuteczne przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego w dużej jednostce, w szczególności w jednostce zainteresowania publicznego (JZP), wymaga dobrej współpracy pomiędzy audytorem a komitetem audytu oraz – w określonych przypadkach – radą nadzorczą.
Poniższy wpis przedstawia plan współpracy z uwzględnieniem podstaw prawnych i kluczowych etapów audytu. Opisuje on też materiały niezbędne do prawidłowego funkcjonowania nadzoru korporacyjnego.
Spis treści
Z tego wpisu dowiesz się m.in.:
- Jakie są obowiązki i uprawnienia komitetu audytu w relacji z audytorem?
- Jak przebiega roczny cykl współpracy audytora z komitetem audytu i radą nadzorczą?
- Jakie są kluczowe dokumenty i materiały, które wymieniają audytor, komitet audytu i rada nadzorcza?
- Dlaczego kultura współpracy i zaufanie są kluczowe w relacjach audytora z organami nadzoru?
Ramy prawne współpracy audytora z komitetem audytu
Zadania komitetu audytu zostały określone w rozdziale 8 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym. Obejmują one m.in.:
- monitorowanie sprawozdawczości finansowej,
- nadzór nad skutecznością systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem,
- nadzór nad pracą audytora wewnętrznego (jeśli taki funkcjonuje w strukturze jednostki) oraz
- monitorowanie przebiegu badania przez biegłego rewidenta.
Komitet audytu odpowiada również za wybór i rekomendację firmy audytorskiej, przygotowanie polityki wyboru oraz procedury przetargowej, a także przekazanie radzie nadzorczej uzasadnionej rekomendacji co do wyboru audytora.
Po zawarciu umowy o badanie, komitet audytu staje się głównym partnerem biegłego rewidenta w zakresie nadzoru nad audytem. Ustawodawca przyznał mu szerokie kompetencje, w tym prawo żądania od zarządu, audytora oraz pracowników jednostki wszelkich informacji i wyjaśnień niezbędnych do realizacji powierzonych zadań. Komitet audytu może także zwrócić się bezpośrednio do audytora o organizację spotkania – z udziałem lub bez udziału zarządu – w celu omówienia wyników badania, kluczowych ryzyk czy kwestii spornych. Analogiczne prawo przysługuje biegłemu rewidentowi.
Etapy współpracy w rocznym cyklu badania
Etap planowania badania
Spotkanie wstępne z komitetem audytu (lub radą nadzorczą) powinno odbyć się jeszcze przed rozpoczęciem badania – w praktyce najczęściej na przełomie roku obrotowego. Audytor przedstawia plan badania, wskazuje planowany skład zespołu, identyfikuje wstępne ryzyka oraz proponuje harmonogram prac. Komitet audytu opiniuje ten dokument i może zgłosić własne oczekiwania co do zakresu badania.
Badanie wstępne
W dużych jednostkach audyt obejmuje tzw. badanie interim, realizowane w czwartym kwartale roku obrotowego. Jego celem jest ocena środowiska kontroli wewnętrznej oraz identyfikacja istotnych ryzyk zniekształcenia. Wyniki tego etapu są przekazywane komitetowi audytu, zazwyczaj w formie prezentacji lub raportu. Standardy badania (m.in. KSB 260) nakładają obowiązek bieżącej komunikacji z organem nadzoru – w przypadku JZP jest to zazwyczaj komitet audytu.
Spotkanie przedbilansowe
Praktyką coraz częściej stosowaną przez komitety audytu jest organizacja spotkania z audytorem na etapie zamykania ksiąg rachunkowych, jeszcze przed finalnym badaniem. Omawiane są wtedy planowane decyzje księgowe, szacunki zarządu oraz ewentualne rozbieżności w interpretacji przepisów rachunkowości.
Badanie końcowe i zamknięcie audytu
Po sporządzeniu sprawozdania finansowego przez zarząd i zakończeniu prac audytowych, audytor przedstawia komitetowi audytu projekt sprawozdania z badania, podsumowanie ustaleń, listę korekt oraz oświadczenia wymagane od zarządu. Spotkanie końcowe, w którym często uczestniczy również rada nadzorcza, stanowi obowiązkowy element procesu zatwierdzania sprawozdania, co wynika m.in. z art. 219 § 6 Kodeksu spółek handlowych.
Działania po zakończeniu badania
Audytor przekazuje komitetowi audytu dodatkowe sprawozdanie, które stanowi szczegółowe podsumowanie przebiegu badania i identyfikowanych ryzyk. Może również przedstawić list do zarządu zawierający rekomendacje usprawnień dla jednostki. Komitet audytu powinien przeanalizować oba dokumenty oraz dopilnować, by zarząd odniósł się do zawartych w nich uwag.
Wymiana dokumentów i materiałów roboczych
W trakcie współpracy biegłego rewidenta z komitetem audytu oraz radą nadzorczą powinny zostać wymienione następujące kluczowe dokumenty:
- plan badania i harmonogram prac,
- protokoły z posiedzeń komitetu dotyczących badania sprawozdania finansowego,
- raporty i prezentacje audytora dla komitetu audytu,
- pisemne oświadczenia zarządu dla audytora,
- sprawozdanie dodatkowe sporządzane przez audytora dla komitetu audytu,
- list do zarządu przekazany do wiadomości komitetu,
- rekomendacja komitetu audytu dla rady nadzorczej dotycząca zatwierdzenia sprawozdania finansowego,
- uchwały rady nadzorczej związane z procesem badania sprawozdania finansowego.
Podsumowanie: kultura współpracy i odpowiedzialność stron
Współpraca między audytorem a organami nadzoru nie powinna ograniczać się do formalnej wymiany dokumentów i uczestnictwa w zaplanowanych spotkaniach. Efektywny nadzór opiera się na partnerstwie, zaufaniu i gotowości do otwartego dialogu. Komitet audytu powinien traktować biegłego rewidenta jako niezależnego doradcę i kontrolera jakości informacji finansowej, zaś audytor – dostosowując język przekazu do kompetencji odbiorcy – winien dzielić się swoimi obserwacjami w sposób rzeczowy i zrozumiały.
W praktyce rynkowej coraz częściej obserwuje się inicjatywy zmierzające do zacieśnienia tej współpracy. Regularne konsultacje, robocze spotkania czy bieżące informowanie o postępach audytu stają się standardem w największych spółkach publicznych.
Podsumowując: dobrze zaprojektowany i konsekwentnie realizowany plan współpracy audytora z komitetem audytu i radą nadzorczą przekłada się bezpośrednio na jakość badania, wiarygodność sprawozdań finansowych oraz wartość dodaną dla interesariuszy jednostki.