Czy stosować uproszczenie w rachunkowości?
Zapraszamy do przeczytania drugiego z serii wpisów o uproszczeniach w rachunkowości. Tym razem nasza biegła rewident analizuje w nim, jak dokonać analizy celowości ewentualnego stosowania uproszczeń. Ekspert Monte Vero tłumaczy, jak przeprowadzić proces decyzyjny aby odbyło się to zgodnie z przepisami i było odpowiednio udokumentowane.
Autor: Agnieszka Baklarz
Decyzja o zastosowaniu uproszczeń w rachunkowości nie może być przypadkowa ani motywowana wyłącznie chęcią redukcji pracochłonności czy kosztów. To proces wymagający świadomej i wieloaspektowej analizy, w którym kluczowe jest zrozumienie skutków, jakie dane uproszczenie wywiera na jakość i wiarygodność informacji finansowej. Kierownik jednostki, zanim wdroży uproszczenie, powinien dokładnie ocenić jego celowość, zgodność z przepisami prawa oraz wpływ na sprawozdawczość.
Spis treści
Z tego wpisu dowiesz się m.in.:
Jak krok po kroku przeprowadzić analizę dotyczącą stosowania uproszczeń?
Zanim kierownik jednostki zdecyduje o wprowadzeniu konkretnego uproszczenia, powinien przeprowadzić wszechstronną analizę, którą można ująć w następujących glównych krokach.
Analiza celowości i zasadności: czy warto?
Należy ocenić celowość i ekonomiczną zasadność – zastanowić się, czy korzyści (np. oszczędność czasu, pracy, kosztów) przewyższają potencjalne utracone korzyści informacyjne (z perspektywy użytkownika sprawozdania). Uproszczenia mają zwykle zmniejszyć pracochłonność prowadzenia ksiąg i sporządzania sprawozdań. Trzeba jednak zastanowić się, czy nie nastąpi to kosztem jakości informacji.
Analiza prawna: czy wolno?
Czy dane uproszczenie jest dozwolone dla naszej kategorii jednostki oraz czy spełnione są warunki z ustawy? Przykładowo, banki i instytucje finansowe nie mogą być uznane za jednostki małe lub mikro niezależnie od wielkości – więc nie skorzystają z pewnych uproszczeń przewidzianych tylko dla małych jednostek. Podobnie związki zawodowe czy organizacje pracodawców (jeśli nie prowadzą działalności gospodarczej) z definicji mają prawo do pewnych uproszczeń niezależnie od skali działalności.
Analiza wartości pozycji, której może dotyczyć uproszczenie
Kierownik jednostki powinien ocenić wartość pozycji, których dotyczy uproszczenie, i ich znaczenie dla działalności firmy. Trzeba uwzględnić specyfikę działalności (np. sezonowość i rotację zapasów, długość cyklu produkcyjnego) oraz porównać pracochłonność rozwiązania uproszczonego z rozwiązaniem podstawowym.
Jaki będzie potencjalny wpływ uproszczenia na sprawozdanie?
Istotnym elementem jest porównanie skutków finansowych: należy np. oszacować, jaka byłaby różnica w wyniku lub sumie bilansowej, gdyby nie zastosować uproszczenia. Jeżeli ta różnica mieści się w granicach istotności, uproszczenie można uznać za zasadne.
Dokumentowanie podjętej decyzji
Warto udokumentować przeprowadzoną analizę…
Krajowy Standard Rachunkowości nr 16 podkreśla, że dobrą praktyką jest sporządzenie odpowiednio udokumentowanej analizy wpływu planowanego uproszczenia na rzetelność i jasność sprawozdania. Taka dokumentacja – np. notatka wewnętrzna do akt polityki rachunkowości – powinna wyjaśniać, dlaczego dane uproszczenie nie zniekształca obrazu jednostki oraz wskazywać przyjęte kryteria istotności.
Konieczność odnotowania podjętej decyzji w polityce rachunkowości
Decyzję o stosowaniu uproszczeń należy ująć w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości. Polityka rachunkowości każdej jednostki (wymagana zgodnie z art. 10 u.o.r.) powinna zawierać opis przyjętych uproszczeń, wraz z ewentualnymi progowymi wartościami czy warunkami ich stosowania.
Na przykład firma może w polityce zapisać:
- “Środki trwałe o wartości początkowej poniżej 5.000 zł amortyzowane są jednorazowo w koszty w miesiącu oddania do używania (uproszczenie zgodnie z art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości)”.
Albo:
- “Spółka nie tworzy rezerw na niewykorzystane urlopy pracownicze, jeśli szacowana kwota takiej rezerwy nie przekracza 1% sumy wynagrodzeń rocznych (próg istotności dla tego zobowiązania)”.
Tego rodzaju zapisy jasno komunikują audytorowi zakres stosowanych uproszczeń. Kierownik jednostki (np. dyrektor finansowy) powinien formalnie zatwierdzić politykę rachunkowości z wprowadzonym uproszczeniem – pamiętając o zasadzie ciągłości.
Kiedy wprowadzić w życie uproszczenie?
Zastosowanie nowego uproszczenia lub rezygnacja z dotychczasowego zasadniczo stanowi zmianę polityki rachunkowości. Dlatego powinna obowiązywać od początku roku obrotowego. Jest to bardzo ważne dla zachowania porównywalności danych.
Innymi słowy, nie można dowolnie “przełączać” się na uproszczoną metodę w trakcie roku bez odpowiedniego ujęcia korekt – ciągłość wymaga retrospektywnego dostosowania danych, chyba że zmiana nie wywołuje istotnych różnic (wtedy dopuszczalne jest podejście prospektywne).