Podpisywanie sprawozdania finansowego XML – jakie są wymogi i odpowiedzialność zarządu?

Prawidłowe podpisanie pliku XML sprawozdania finansowego to jeden z najbardziej zapalnych punktów procedury zamknięcia roku i przygotowania się do badania sprawozdania finansowego. Brak kompletnych podpisów lub błędy w reprezentacji sprawiają, że w świetle prawa dokument jest nieważny!

W praktyce jednak zdarza się, że spółka wysyła pliki do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) bez kompletu wymaganych podpisów. Jak zapewnić przestrzeganie przepisów? Na co zwrócić uwagę, aby uniknąć negatywnych konsekwencji? Co w sytuacji, w której zapomnimy podpisać sprawozdania finansowego? Znajdź odpowiedzi na te pytania czytając poniższy tekst!

Co mówi ustawa o obowiązku podpisania sprawozdania finansowego?

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane przez dwie grupy osób:

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – najczęściej jest to np. główna księgowa;
• kierownik jednostki – w przypadku spółek kapitałowych (np. sp. z o.o., S.A.) oznacza to zarząd, w rozumieniu: wszystkich (!) członków zarządu.

Co powyższe oznacza więc dla wieloosobowego zarządu? Wbrew częstemu poglądowi, „kierownik jednostki”, zgodnie z definicją ustawową, to w przypadu wieloosobowego zarządu nie tylko prezes zarządu ale cały zarząd! Przykładowo, jeżeli zarząd spółki składa się z trzech osób, sprawozdanie finansowego w formacie XML muszą podpisać wszystkie trzy osoby. Przepisy te są niezależne od sposobu reprezentacji zapisanego w KRS. Nawet jeśli umowa spółki pozwala na reprezentację jednoosobową lub łączną dwóch członków, pod sprawozdaniem finansowym podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, w której członek zarządu złoży formalną odmowę podpisania sprawozdania. Taka sytuacja wymaga jednak sporządzenia pisemnego uzasadnienia.

Jak poprawnie podpisać sprawozdanie finansowe w formacie XML?

Sprawozdanie finansowe musi mieć postać elektroniczną. Podpisywanie skanów lub dokumentów papierowych jest niedopuszczalne. Dlatego do poprawnej autoryzacji pliku strukturalnego XML należy wykorzystać narzędzia pozwalające na podpisanie dokumentu elektronicznie, czyli:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• Profil Zaufany (ePUAP), lub
• podpis osobisty (zawarty w e-dowodzie).

Konsekwencje braku właściwych podpisów pod sprawozdaniem finansowym

Opublikowanie w KRS sprawozdania finansowego pozbawionego wymaganych podpisów to naruszenie prawa, które może nieść za sobą dwie poważne konsekwencje:

• Nieważność dokumentu: niepodpisane sprawozdanie finansowe w świetle prawa w ogóle nie zostało sporządzone. Taki dokument, formalnie rzecz biorąc, NIE JEST sprawozdaniem finansowym.
• Odpowiedzialność karna: niespełnienie obowiązku złożenia w terminie prawidłowo podpisanego sprawozdania finansowego jest – zgodnie z m.in. art. 77 i 79 ustawy o rachunkowości – przestępstwem zagrożonym grzywną lub karą ograniczenia wolności.