W poprzednim odcinku naszego cyklu o uproszczeniach w rachunkowości przytoczyliśmy konkretne przykłady stosowania uproszczeń w zależności od sytuacji i potrzeby. Tym razem zachęcamy do przeczytania naszych porad dotyczących sposobów zachowania jasności i rzetelności sprawozdania.
O sztuce zachowania rzetelności sprawozdania finansowego w przypadku stosowania uproszczeń
Autor: Agnieszka Baklarz
Stosowanie uproszczeń wymaga od kierownictwa jednostki dużej uwagi i rozwagi, aby nie zatracić nadrzędnego celu sprawozdawczości, jakim jest wierny i zrozumiały obraz sytuacji finansowej.
Poniżej przedstawiamy opis kilku trudności i pułapek, na które należy uważać.
Spis treści
Z tego wpisu dowiesz się m.in.:
- Jak prawidłowo określić próg istotności przy uproszczeniach rachunkowych?
- Dlaczego wiele drobnych uproszczeń może zniekształcić obraz sprawozdania finansowego?
- Kiedy uproszczenie staje się błędem rachunkowym – co sprawia, że granica jest taka cienka i tak łatwo ją przekroczyć?
- Jak uproszczenia wpływają na przejrzystość sprawozdania finansowego?
- Dlaczego warto współpracować z audytorem przy analizie właściwego stosowaniu uproszczeń?
Subiektywna ocena istotności
To, co dla jednej osoby jest “drobnostką”, dla innej może być znaczące. Kierownik jednostki może mieć pokusę uznania wielu rzeczy za nieistotne (bo ułatwia to pracę), podczas gdy biegły rewident patrzy bardziej rygorystycznie. Próg istotności nie jest sztywno określony w ustawie – wymaga profesjonalnego osądu. Dlatego dobrą praktyką jest konsultowanie przyjętych uproszczeń z osobą o niezależnym spojrzeniu (np. doradcą, audytorem na etapie wstępnego badania sprawozdania finansowego) lub opieranie się na przyjętych w branży benchmarkach procentowych. Uniknie się w ten sposób sytuacji, w której jednostka uważa coś za nieistotne, a biegły ma inne zdanie.
Kumulacja drobnych odstępstw
Kilka różnych uproszczeń, z osobna nieistotnych, może zniekształcić obraz gdy się je zsumuje. Na przykład spółka jednocześnie: nie ujęła drobnego leasingu, nie rozliczyła kilku kosztów na przełomie roku i nie utworzyła małej rezerwy. Każde z tych uchybień osobno jest niewielkie, ale jeśli wszystkie zwiększają zysk – łącznie efekt może być zauważalny. Ustawa o rachunkowości i KSR 16 wyraźnie wymagają, by patrzeć na skutki łączne uproszczeń. Dlatego zarząd powinien prowadzić rejestr uproszczeń i (przynajmniej szacunkowo) analizować ich łączny wpływ na kluczowe wielkości sprawozdania. Taka syntetyczna ocena (np. tabela: “efekt uproszczeń na aktywa = +X, na wynik = -Y”) będzie też cenną informacją dla audytora.
Uproszczenie, czy błąd? Przypadek zmiany warunków
Pytanie jest zasadne, bo granica bywa cienka… Jeśli warunki się zmienią, wczoraj uznawane za słuszne uproszczenie dzisiaj może być postrzegane jako poważny błąd! Np. spółka nie amortyzowała jednorazowo drobnych środków trwałych – co roku były to sumy rzędu 20-30 tys. zł. Ale w tym roku kupiła znacznie więcej wyposażenia za 200 tys. zł i również wszystko wrzuciła w koszty. Czy to nadal nieistotne? Dla pewności lepiej aktualizować politykę rachunkowości i ustalone progi, gdy skala działalności się zmienia. Uproszczenia nie mogą być stosowane “z przyzwyczajenia” – każdorazowo trzeba upewnić się, że spełnione są przesłanki (istotność, koszt/korzyść, zgodność z przepisami).
Jasność i jakość informacji
Czasem zbytnie uproszczenie może sprawić, że obraz staje się mniej jasny dla odbiorcy spoza firmy. Na przykład skumulowanie wielu różnych przychodów w jednej pozycji “Pozostałe” ułatwi prowadzenie ksiąg, ale użytkownik sprawozdania może utracić ważną wiedzę (z czego wynikają te “Pozostałe”). Tu znów decyduje istotność – jeśli każda z osobnych kategorii była naprawdę błaha, to sumaryczna prezentacja jest OK. Ale jeśli w pozycji “Inne koszty” kryje się coś istotnego, lepiej to ujawnić, nawet jeśli formalnie można by ukryć w uproszczeniu. Dla przejrzystości przekazu warto sporządzić krótkie objaśnienia w informacji dodatkowej: np. “Spółka prezentuje łącznie pozycje XYZ z uwagi na ich nieistotny charakter – łącznie stanowią one mniej niż 1% sumy bilansowej”. Taka notatka nic nie kosztuje, a pokazuje dobrą wolę w informowaniu.
Dlaczego warto omówić stosowane uproszczenie z biegłym badającym sprawozdanie?
Biegły rewident nie jest wrogiem uproszczeń – rozumie, że rachunkowość ma być praktyczna i proporcjonalna do wielkości firmy. Standardy badania wręcz zachęcają audytorów do skorzystania z podejścia proporcjonalnego przy badaniu MŚP. Dlatego wiele firm omawia z audytorem uproszczenia (np. podczas badania wstępnego). Oczywiście ostateczna decyzja należy do kierownictwa jednostki – to ono odpowiada za sprawozdanie – ale uwagi audytora są cennym drogowskazem.