Jak skrócić czas badania sprawozdania finansowego przy outsourcingu księgowości?

Poniżej wyjaśniamy, na czym to polega i jakie korzyści może przynieść zarówno audytowanym firmom, jak i samym biurom rachunkowym.

Wymagania KSB 402 – audyt przy korzystaniu z organizacji usługowej

Zanim przejdziemy do rozwiązania, warto zrozumieć istotę problemu. Krajowy Standard Badania 402 określa zasady postępowania biegłego rewidenta, gdy badana jednostka korzysta z usług zewnętrznej organizacji (czyli np. biura rachunkowego). Standard wymaga, aby audytor uzyskał zrozumienie charakteru i znaczenia usług świadczonych przez organizację usługową oraz wpływu tych usług na system kontroli wewnętrznej jednostki. Innymi słowy, audytor musi zbadać, jak outsourcowane procesy księgowe wpływają na sprawozdawczość finansową firmy i czy istnieją odpowiednie mechanizmy kontroli zapewniające rzetelność tych procesów.

W praktyce audytor może próbować samodzielnie zdobyć informacje o procedurach i kontrolach panujących w biurze rachunkowym – na przykład poprzez kwestionariusze, rozmowy z usługodawcą czy nawet dodatkowe testy. Jest to jednak czasochłonne i często powoduje zaangażowanie zarówno audytorów, jak i personelu biura rachunkowego w wyjaśnianie wielu kwestii.

Dobrym rozwiązaniem usprawniającym badanie jest skorzystanie z niezależnego raportu atestacyjnego o kontroli usługodawcy. Jeżeli biuro rachunkowe posiada raport zgodny z KSUA 3402, audytor może w dużej mierze oprzeć się na nim przy ocenie środowiska kontroli usługodawcy. Taki raport (zwłaszcza typu 2) jest wyraźnym sygnałem dla biegłych rewidentów, że obszary obsługiwane przez zewnętrznego dostawcę zostały już niezależnie przetestowane pod kątem adekwatności i skuteczności kontroli. Dzięki temu audytor badanej firmy może ograniczyć zakres własnych procedur, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów.

Raporty atestacyjne KSUA 3402 – typ 1 vs. typ 2

Krajowy Standard Usług Atestacyjnych 3402 (KSUA 3402) dotyczy badania i raportowania na temat kontroli w organizacji usługowej. W efekcie takiego badania powstaje niezależny raport atestacyjny, który często określa się jako raport typu 1 lub typu 2. Taki raport pełni funkcję wspomnianej „certyfikacji” biura rachunkowego lub centrum usług wspólnych – potwierdza on, że usługi finansowo-księgowe są świadczone w sposób kontrolowany i rzetelny. Standard przewiduje dwa rodzaje raportów, różniące się zakresem. Opisuję je poniżej.

Raport typu 1

Raport typu 1 obejmuje opis systemu organizacji usługowej (np. jakie procesy i kontrole stosuje biuro rachunkowe) oraz ocenę projektu i wdrożenia tych kontroli na określoną datę. Innymi słowy, raport typu 1 potwierdza, że na dany moment kontrole u usługodawcy zostały odpowiednio zaprojektowane i istnieją. Zawiera on:

(1) opis systemu,

(2) pisemne oświadczenie kierownictwa usługodawcy o rzetelności opisu i prawidłowym zaprojektowaniu kontroli na ten dzień, oraz

(3) opinię biegłego rewidenta usługodawcy co do tych elementów.

Raport typu 1 nie ocenia jednak skuteczności działania kontroli w czasie, a jedynie ich design i istnienie.

Raport typu 2

Raport typu 2 to bardziej rozbudowany raport, który obejmuje wszystko to, co raport typu 1, plus ocenę skuteczności działania kontrolnych mechanizmów w określonym przedziale czasu (zazwyczaj 6–12 miesięcy). Raport typu 2 zawiera zatem:

(1) opis systemu,

(2) oświadczenie kierownictwa usługodawcy, że opis jest rzetelny, a kontrole zostały odpowiednio zaprojektowane i skutecznie działały w całym badanym okresie, oraz

(3) opinię niezależnego audytora potwierdzającą powyższe aspekty wraz z opisem testów kontroli i ich wynikami.

Mówiąc prościej, raport typu 2 daje zapewnienie, że kontrole faktycznie działały sprawnie przez cały badany okres, ponieważ audytor organizacji usługowej przeprowadził ich przegląd i testy. Dla biegłych rewidentów jednostek korzystających z outsourcingu jest to najbardziej wartościowa forma raportu – mogą oni uzyskać wysoką pewność, że obszary księgowe prowadzone na zewnątrz są pod kontrolą, i w związku z tym nie muszą powielać tych testów we własnym zakresie.

Korzyści dla audytowanej firmy z posiadania przez podmiot prowadzący księgowość raportu KSUA 3402

Posiadanie przez biuro rachunkowe raportu KSUA 3402 realnie przekłada się na usprawnienie audytu sprawozdania finansowego po stronie klienta. Dla badanej organizacji (np. spółki, której CFO zlecił prowadzenie księgowości „na zewnątrz”) korzyści z takiego rozwiązania to m.in.:

• Skrócenie czasu i obniżenie kosztu badania sprawozdania finansowego. Gdy audytor otrzyma gotowy raport typu 1 lub 2, może ograniczyć zakres własnych procedur kontrolnych. W konsekwencji badanie sprawozdania finansowego trwa krócej, angażuje mniej zasobów i bywa tańsze, ponieważ duża część pracy została już wykonana przez niezależnego audytora usługodawcy (czyli np. biura rachunkowego w ramach usługi przeprowadzonej na podstawie KSUA 3402).
• Mniejsze zakłócenia operacyjne i obciążenie dla pracowników. Tradycyjnie, audytor badający sprawozdanie finansowe musiałby kierować wiele pytań do personelu klienta oraz personelu biura rachunkowego, a nieraz organizować dodatkowe procedury po stronie usługodawcy. Gdy jednak istnieje aktualny raport atestacyjny, liczba tych zapytań i dodatkowych czynności spada. Biegły rewident uzyskuje znaczną część wymaganych informacji z raportu, zamiast absorbować czas pracowników w trakcie normalnej pracy operacyjnej. Oznacza to mniej przerw w codziennych obowiązkach zespołów finansowych i księgowych.
• Większe zaufanie do danych i procesów. Niezależny raport działa jak pieczęć jakości – daje niezależną opinię na temat skuteczności systemu kontroli u usługodawcy. CFO i kierownictwo firmy mogą mieć dodatkową pewność, że dane finansowe dostarczone przez zewnętrzne biuro rachunkowe są rzetelne i sprawdzone. Ułatwia to również zarządzanie ryzykiem – posiadanie raportu umożliwia monitorowanie ryzyka i zapewnia o odpowiednim poziomie kontroli w outsourcowanych procesach. W efekcie rośnie zaufanie nie tylko zarządu do raportowanych wyników, ale także biegłego rewidenta do środowiska kontroli po stronie usługodawcy.

Jakie korzyści dla biura rachunkowego lub SSC z tytułu posiadania raportu KSUA 3402?

Nie tylko klienci biura rachunkowego zyskują na takiej praktyce – dla samych biur rachunkowych lub centrów usług wspólnych posiadanie raportu KSUA 3402 to również szereg wymiernych korzyści:

• Lepsza pozycja rynkowa i przewaga konkurencyjna. Biuro rachunkowe, które może pochwalić się aktualnym raportem typu 1 lub 2, wyróżnia się na tle konkurencji. Taki raport potwierdza wdrożenie i skuteczne stosowanie mechanizmów kontrolnych w organizacji, co świadczy o profesjonalizmie i wysokiej jakości usług. Dla potencjalnych klientów jest to sygnał, że firmie można zaufać. Spełnienie międzynarodowych standardów (KSUA 3402) w zakresie kontroli wewnętrznych buduje wiarygodność i buduje przewagę konkurencyjną firmy outsourcingowej.
• Mniej zapytań podczas audytów u klientów. Jednym z uciążliwych aspektów dla biur rachunkowych jest konieczność odpowiadania na liczne pytania audytorów obsługiwanych firmy oraz organizowanie ich wizyt i testów. Raport KSUA 3402 znacząco ogranicza liczbę i zakres zapytań, jakie trafiają do biura rachunkowego podczas badań sprawozdań finansowych przeprowadzanych u ich klientów. Audytorzy badający sprawozdania klientów zamiast przychodzić do biura rachunkowego po szczegółowe dowody w dużej mierze opierają się na dostarczonym raporcie. To odciąża personel biura rachunkowego – redukuje liczbę indywidualnych ankiet kontrolnych, telekonferencji czy inspekcji, które musiałby przejść dla każdego klienta z osobna.
• Budowanie zaufania i relacji z klientami. Inwestycja w niezależny audyt KSUA 3402 pokazuje, że biuro rachunkowe spełnia wysokie oczekiwania klientów odnośnie do jakości świadczonych usług. Taki raport działa uspokajająco na obecnych klientów – utwierdza ich w przekonaniu, że powierzone procesy są pod kontrolą profesjonalistów. Współpraca staje się bardziej przejrzysta: klienci dokładnie wiedzą, jakie kontrole funkcjonują w procesach księgowych. Wzmacnia to zaufanie na linii firma outsourcingowa – klient i sprzyja długoterminowej współpracy. Ponadto, posiadanie raportu zmniejsza ryzyko utraty klientów z powodu obaw o jakość usług czy zgodność z przepisami – klienci mają formalne potwierdzenie rzetelności dostawcy.

Podsumowanie – jak sprawić, aby badanie sprawozdania było mniej uciążliwe?

Posiadanie raportu atestacyjnego KSUA 3402 przez biuro rachunkowe lub SSC może znacząco usprawnić proces badania sprawozdań finansowych ich klientów. Przykładowo, dla spółki, której sprawozdanie finansowe podlega badaniu oznacza to szybszy i sprawniejszy audyt, a dla samych dostawców usług księgowych – profesjonalny dowód jakości, który przekłada się na zadowolenie klientów i przewagę rynkową. Nie warto czekać, aż audytor zada pytanie o kontrolę wewnętrzną – lepiej zawczasu dysponować gotową odpowiedzią w postaci uznanego certyfikatu.

Zapytaj więc swoje biuro rachunkowe, czy posiada aktualny raport KSUA 3402 – to proste pytanie może zaoszczędzić Twojej firmie wiele czasu podczas najbliższego audytu.

Jeśli zaś prowadzisz biuro rachunkowe lub centrum usług wspólnych, rozważ inwestycję w uzyskanie raportu KSUA 3402 (typu 2). Taka inwestycja szybko zaprocentuje: usprawni współpracę z audytorami, zwiększy zaufanie klientów i stanie się atutem wyróżniającym na tym konkurencyjnym rynku!