Sieć, powiązania i obowiązki – czyli kogo i co należy uwzględnić we wpisie na listę firm audytorskich oraz co z tym dodatkowo się wiąże?
Autor: Paulina Markowska
Pojęcia „sieci” oraz „podmiotów powiązanych” odgrywają istotną rolę w działalności wielu firm audytorskich i biegłych rewidentów. Te pojęcia ustawowe nie są jedynie formalne – od ich rozumienia zależy właściwe stosowanie zasad niezależności, unikanie konfliktów interesów, a także obowiązki dokumentacyjne i ujawnieniowe.
Jak odróżnić „sieć” od „podmiotów powiązanych”? W poniższym wpisie doradzamy w niektórych trudnych kwestiach związanych z konieczność rozróżnienia między siecią a powiązaniem i próbujemy odpowiedzieć na niektóre pytania. Podpowiadamy, jak prawidłowo zidentyfikować sytuację jednostki, jakie obowiązki informacyjne się z tym wiążą. Próbujemy również odpowiedzieć na pytanie o to, jak uwzględnić je w dokumentacji systemu zarządzania jakością (SZJ) zgodnie z obowiązującymi przepisami i dobrymi praktykami. Jest to wiedza, która pomoże uniknąć błędów formalnych, a także zwiększy przejrzystość i odporność Twojej organizacji na ryzyka związane z niezależnością.
Spis treści
Z tego wpisu dowiesz się:
Czym jest sieć?
Zgodnie z art. 2 pkt 14 ustawy o biegłych rewidentach „sieć” oznacza strukturę, której celem jest współpraca składających się na nią podmiotów i do której należy biegły rewident lub firma audytorska oraz:
- której celem jest podział zysków lub kosztów, lub
- która funkcjonuje w ramach wspólnych powiązań właścicielskich, lub
- która posiada wspólny system kontroli lub
- która posiada wspólne zarządzanie, lub
- która posiada wspólną politykę i procedury zarządzania jakością, lub
- która posiada wspólną strategię gospodarczą, lub
- która korzysta ze wspólnego oznaczenia lub znaczącej części zasobów.
Znaczenie powyższej definicji ustawowej nie kończy się na kwestiach formalnych. Uczestnictwo w sieci pociąga za sobą konkretne obowiązki – m.in. w zakresie zapewnienia niezależności od klientów (art. 69–73 ustawy oraz rozporządzenie 537/2014), identyfikowania zagrożeń oraz wypełniania obowiązków informacyjnych wobec PANA.
Co to są podmioty powiązane?
W art. 2 pkt 15 ustawy znajdziemy definicję „podmiotów powiązanych z firmą audytorską”. Odchodzi ona od tradycyjnego, kapitałowego rozumienia powiązań (tak, jak to ma miejsce w ustawie o rachunkowości) na rzecz bardziej funkcjonalnego podejścia.
Za podmiot powiązany uznaje się jednostkę (niezależnie od jej formy prawnej), która jest bezpośrednio lub pośrednio związana z firmą audytorską poprzez:
- wspólne prawo własności, lub
- system kontroli, lub
- zarządzanie.
Czyli, jeśli – dla przykładu – jeden z właścicieli firmy audytorskiej ma odrębną działalność gospodarczą czy też inną firmę (nawet jeżeli nie jest to podmiot zajmujący się rewizją finansową) to jest to bez wątpienia podmiot powiązany w rozumieniu art. 2 pkt 15 ustawy i powinien być odnotowany we wpisie na liście firm audytorskich (art. 57 ust. 2 pkt 8 ustawy).
Dlaczego właściwe zrozumienie struktury jest ważne?
Zidentyfikowanie, czy dany podmiot należy do sieci lub jest podmiotem powiązanym, wpływa bezpośrednio na ocenę niezależności, możliwość przyjmowania zleceń oraz obowiązki raportowe. To również istotny element przygotowania się do kontroli zewnętrznych oraz należytego dokumentowania i działania systemu zarządzania jakością zgodnie z par. 48-52 KSKJ 1.
O czym należy pamiętać?
W praktyce warto regularnie aktualizować dokumentację dotyczącą struktury sieci i powiązań – zarówno w odniesieniu do samej firmy audytorskiej, jak i podmiotów trwale z nią współpracujących.
Ponadto (zgodnie z art. 57 ust. 3 ustawy) firma audytorska ma obowiązek złożyć do Agencji wniosek o zmianę danych w terminie 30 dni od dnia zaistnienia zmiany danych. We wniosku (wzór w formularzach w STREFIE) należy podać informację o członkostwie w sieci oraz wykaz nazw i adresów firm audytorskich należących do sieci oraz podmiotów powiązanych z firmą audytorską lub też wskazanie miejsca, w którym informacje te są publicznie dostępne. Jeśli skład sieci lub podmiotów powiązanych zmienia się często można więc po prostu umieścić taką informację na stronie internetowej firmy audytorskiej a na liście firm audytorskich umieścić tylko informację, gdzie takie dane są umieszczone.