Jak przeprowadzić zmianę audytora w przypadku trwania umowy?
Zmiana firmy audytorskiej, która bada sprawozdanie finansowe, może być wymagana przez prawo (w związku z obowiązkiem rotacji audytora w przypadku badania JZP) lub wynikać z końca umowy (i np. braku woli kontynujacji współpracy). Wówczas należy złożyć zapytanie ofertowe do firmy audytorskiej.
Zdarza się jednak, że firma, której sprawozdanie finansowe jest badane, rozważa zmianę audytora w trakcie trwania umowy. W takich przypadkach pojawiają się m.in. następujące pytania:
- Kiedy można zgodnie z prawem rozwiązać umowę z audytorem?
- Czy jest to możliwe w trakcie badania?
- Jak przeprowadzić proces zmiany firmy audytorskiej krok po kroku?
W tym przewodniku omawiamy wszystkie najważniejsze aspekty tego procesu – od przepisów ustawy i wymogów formalnych, przez przygotowanie organizacji do zmiany, aż po szczegółową procedurę wyboru nowego audytora, również w sytuacjach wymagających wcześniejszego rozwiązania umowy.
W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na następujące pytania:
Kiedy możliwa jest zmiana audytora w trakcie trwania umowy – co mówi ustawa?
Art. 66 ust. 7 ustawy o rachunkowości mówi, że rozwiązanie umowy o badanie sprawozdania finansowego możliwe jest wyłącznie „w sytuacji zaistnienia uzasadnionej podstawy” i doprecyzowuje, że uzasadnione są w szczególności sytuacje, gdy:
- pojawią się okoliczności uniemożliwiające przeprowadzenie audytu zgodnie z przepisami (na przykład brak niezależności biegłego rewidenta lub firmy audytorskiej),
- firma audytorska nie wywiązuje się z zapisów umowy (innych niż te związane z samą treścią opinii – o czym piszemy w kolejnym punkcie), przykładowo w zakresie terminów wydania sprawozdania z badania i zakończenia audytu,
- nastąpią istotne zmiany w strukturze lub organizacji podmiotu badanego – np. przekształcenia, zmiany właścicielskie czy reorganizacja – które uzasadniają wybór nowej firmy audytorskiej albo uniemożliwiają kontynuowanie badania na podstawie dotychczasowej umowy i w dotychczasowej formule.
Co do zasady, ustawa nie zabrania rozwiązania umowy w trakcie badania – jeżeli trwa audyt to stosują się zatem powyższe zasady.
Jakie przyczyną NIE MOGĄ być powodem rozwiązania umowy?
Nie jest możliwe rozwiązanie umowy z audytorem z tytułu przewidywanego rodzaju opinii w sprawozdaniu z badania. Nie możemy zatem zerwać przykładowo umowy z tytułu tego, że audytor stwierdza, że wydana przez niego opinia będzie negatywna lub odstąpi od jej wyrażenia. Warto też zaznaczyć, że samo naciskanie i stwarzanie presji na biegłego rewidenta w celu uzyskania pożądanej przez podmiot badany opinii może stanowić naruszenie niezależności audytora oraz być uznane za próbę wywierania niedozwolonego wpływu na przebieg badania. W skrajnych przypadkach może to skutkować nawet podważeniem wiarygodności sprawozdania finansowego.
Art. 66 ust. 8 ustawy o rachunkowości dodaje, że nie może być powodem zerwania umowy zaistnienie różnic w poglądach lub interpretacji standardów rachunkowości lub standardów badania.
Jakie są formalności w przypadku rozwiązywania umowy z audytorem?
1. Uchwała dotycząca rozwiązania umowy
Jeżeli uważamy zatem, że mamy uzasadnioną podstawę (oraz dowody) do rozwiązania umowy to pierwszym formalnym krokiem jest podjęcie uchwały przez organ, który zgodnie z art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości dokonuje wyboru firmy audytorskiej (co do zasady rada nadzorcza lub zgromadzenie wspólników). Organ, który dokonał wyboru powinien więc na początku zdecydować o rozwiązaniu umowy. Uchwała jest dokumentem wewnętrznym, dającym upoważnienie kierownikowi jednostki do wypowiedzenia umowy.
2. Wypowiedzenie umowy z audytorem
Kolejnym krokiem jest wypowiedzenie umowy przez kierownika jednostki – co do zasady więc przez zarząd lub inną osobę uprawnioną do jego reprezentacji. Wypowiedzenie powinno powoływać się na art. 66 ust. 7 ustawy o rachunkowości. Dokument powinien też określać powód rozwiązania umowy, oraz – w zależności od sytuacji – przytoczyć konkretne fakty uzasadniające wspomniany powód.
3. Poinformowanie PANA oraz ewentualnie KNF o rozwiązaniu umowy
Zgodnie z art. 66 ust. 9 ustawy o rachunkowości należy następnie poinformować PANA, a w przypadku, w którym podmiotem badanym jest JZP, również Komisję Nadzoru Finansowego. Informacja przekazywana do organów nadzoru powinna zawierać „stosowne wyjaśnienie przyczyn rozwiązania umowy”. Dokument taki należy przekazać – zgodnie z ustawą – niezwłocznie.