Jak przygotować się do audytu fundacji rodzinnej?
Autor: Agnieszka Baklarz
Na koniec naszego cyklu wpisów dotyczących audytu fundacji w poniższym tekście przedstawiamy poradnik. Można w nim znaleźć kilka praktycznych kroków i rekomendacji dla fundatorów, zarządów i beneficjentów fundacji, które warto rozważyć przed zleceniem pierwszego (lub kolejnego) audytu fundacji rodzinnej.
Spis treści
W tym wpisie znajdziesz m.in. odpowiedzi na następujące pytania:
- O jakich obowiązkach wynikających z prawa pamiętać?
- Dlaczego należy zastanowić się nad tym, co chce się osiągnąć i czego się dowiedzieć dzięki audytowi?
- Jak wybrać odpowiedniego audytora i na co zwracać uwagę?
- Jakie przygotować dokumenty przez rozpoczęciem audytu?
- Dlaczego warto się zastanowić nad tym, czego oczekujemy po raporcie z przeprowadzonego audytu?
- W jaki sposób audyt fundacji rodzinnej może wspierać jej poprawne funkcjonowanie i dlaczego warto się do niego odpowiednio przygotować?
1. Co mówi prawo? Zapoznaj się z wymogami prawnymi audytu
Po pierwsze sprawdź dokładnie, kiedy fundacja musi przeprowadzić audyt. Przepisy mówią m.in., że audyt fundacji rodzinnej należy przeprowadzić co najmniej raz na 4 lata. Jeżeli jednak fundacja przekracza progi z ustawy o rachunkowości i podlega corocznemu badaniu sprawozdania finansowego – to audyt fundacji rodzinnej należy przeprowadzać corocznie.
Po drugie, sprawdź, jaki jest jego minimalny zakres wynikający z ustawy. Zrozumienie tych podstaw pozwoli Ci lepiej zaplanować cały proces i uniknąć opóźnień czy uchybień w obowiązkach.
2. Co chcesz osiągnąć? Zdefiniuj cele audytu i oczekiwany zakres
Zastanów się wspólnie z innymi beneficjentami, co chcecie osiągnąć dzięki audytowi. Poza wypełnieniem obowiązku prawnego, może zależy Wam na sprawdzeniu konkretnych obszarów (np. efektywności inwestycji, zgodności działań zarządu z wolą fundatora). Określcie priorytetowe zagadnienia, które audyt ma zbadać. Dzięki temu łatwiej będzie sformułować oczekiwania wobec audytora i ocenić oferty różnych podmiotów.
3. Wybierz niezależnego i kompetentnego audytora (najlepiej firmę audytorską)
Poświęć czas na rozpoznanie rynku usług audytorskich. Poszukaj firm lub specjalistów, którzy mają doświadczenie w świadczeniu usług dla fundacji lub podobnych podmiotów. Sprawdź referencje, poproś o wstępne propozycje zakresu prac.
Co kluczowe, bez wahania wymagaj zawsze pełnej niezależności – wyklucz kandydatów w jakokolwiek sposób powiązanych z fundacją!
Upewnij się, że audytor zapewni wymagany zespół ekspertów (biegły rewident, doradca podatkowy, prawnik).
Pamiętaj, że dobry audytor to inwestycja w bezpieczeństwo fundacji – warto postawić na jakość, nawet jeśli koszt usługi nie jest najniższy.
4. Przygotuj fundację do audytu (organizacyjnie i dokumentacyjnie)
Zanim audyt się rozpocznie, zgromadź kluczowe dokumenty i informacje, które na pewno będą potrzebne audytorom.
Upewnij się, że dokumentacja finansowa (księgi rachunkowe, sprawozdania), rejestry i umowy są kompletne i aktualne.
Przygotuj dokumenty prawne: statut fundacji, protokoły z posiedzeń organów, listę beneficjentów, polityki wewnętrzne – audytorzy mają prawo żądać tych dokumentów, a uporządkowanie ich zawczasu usprawni pracę i pokaże profesjonalizm fundacji.
Warto też poinformować zarząd i kluczowych pracowników fundacji o planowanym audycie – omówić z nimi cel audytu i poprosić o współpracę z audytorami. Audyt fundacji rodzinnej nie powinien być postrzegany wewnątrz organizacji jako „polowanie na błędy”, lecz jako okazja do usprawnienia działania fundacji, dlatego zbuduj pozytywne nastawienie zespołu.
5. Określ swoje oczekiwania względem raportu
Już na początku współpracy z audytorem uzgodnij, w jaki sposób będą raportowane wnioski z audytu. Możesz poprosić o bieżące informowanie o ewentualnych poważnych nieprawidłowościach (zanim jeszcze powstanie raport końcowy), aby zarząd mógł szybko reagować na krytyczne sprawy.
Doprecyzuj, że oczekujesz czytelnego raportu z rekomendacjami – takiego, który będzie zrozumiały dla wszystkich beneficjentów. Jeżeli masz szczególne życzenia co do formy prezentacji wyników (np. podsumowanie najważniejszych ryzyk, lista rekomendacji w podziale na obszary), przekaż je audytorom zawczasu. Jasne ustalenie oczekiwań zapobiegnie rozczarowaniu i zapewni, że wyniki audytu będą dla Was maksymalnie użyteczne.
Podsumowanie
Podejmując powyższe działania zanim rozpocznie się audyt sprawisz, że cały proces przebiegnie sprawniej i przyniesie bardziej wartościowe efekty. Audyt fundacji rodzinnej to ważne narzędzie nadzorcze – warto się do niego dobrze przygotować, by w pełni wykorzystać płynące z niego korzyści. Dzięki temu fundacja będzie funkcjonować bezpiecznie, transparentnie i dla korzyści wszystkich członków rodziny.