Sprawozdanie z działalności zarządu – co zawiera, kiedy jest obowiązkowe i kto je podpisuje?

Co to jest sprawozdanie z działalności i co ono zawiera?

Sprawozdanie z działalności to dokument, który, zgodnie z art. 45 ust. 4 ustawy o rachunkowości, uzupełnia roczne sprawozdanie finansowe, zawierające informacje finansowe, o informacje niefinansowe, nadając kontekst strategiczny i zarządczy.

W szczególności Art. 49 ust. 2 ustawy mówi, że chodzi o wszystkie „istotne informacje” dotyczące zarządzania podmiotem oraz najważniejszych wydarzeń, jakie miały miejsce w danym okresie.  Dokument powinien zatem zawierać:

• opis istotnych zdarzeń wpływających na działalność jednostki w danym roku obrotowym,

• omówienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego,

• informacje o przewidywanym rozwoju działalności,

• opis istotnych czynników ryzyka i zagrożeń,

• informacje o działalności badawczo-rozwojowej, oddziałach, nabyciu udziałów własnych czy transakcjach z podmiotami powiązanymi.

Kiedy wymagane jest sporządzenie sprawozdania z działalności?

Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności zarządu dotyczy m.in. spółek kapitałowych (w tym spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych), spółek komandytowo-akcyjnych, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych.

Sprawozdanie z działalności sporządza się za ten sam okres (rok obrotowy) co sprawozdanie finansowe. Podpis powinien zostać złożony przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego przez właściwy organ, tak aby dokument mógł być dołączony do pakietu sprawozdawczego publikowanego następnie w KRS.

W jakiej postaci sporządza się sprawozdanie z działalności?

Odnośnie do formatu, sprawozdanie z działalności powinno mieć postać elektroniczną. Nie musi być jednak sporządzone w strukturze logicznej XML. Jest to więc odmienna sytuacja, niż w przypadku sprawozdania finansowego, które podlega obowiązkowi przygotowania w tym formacie. Dokument zapisuje się w formacie PDF. Sprawozdanie z działalności nie jest elementem sprawozdania finansowego – to osobny dokument, który składa się do KRS łącznie ze sprawozdaniem finansowym.

Dodatkowe wymogi obowiązują spółki, które są emitentami papierów wartościowych notowanych na giełdzie. W przypadku emitentów papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym sprawozdanie z działalności musi być sporządzone w formacie ESEF (skrót z European Single Electronic Format).

Jak należy podpisać sprawozdanie z działalności?

Sprawozdanie z działalności musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym (ePUAP) albo podpisem osobistym (e-dowód). Podpis papierowy nie spełnia obecnie wymogów ustawowych, dlatego dokument należy przygotować i podpisać elektronicznie od samego początku.

Kto składa podpis pod sprawozdaniem z działalności? Zgodnie z przepisami dokument podpisuje organ kierujący jednostką. W sytuacji, w której podmiotem zarządza organu wieloosobowy (na przykład zarząd składający się z kilku osób) to podpisać może tylko jedna osoba. To jednak może mieć miejsce pod warunkiem, że pozostali członkowie organu złożyli oświadczenia, że dokument spełnia wymagania ustawy. Co istotne, ustawa o rachunkowości stanowi, że odmiennie niż w przypadku sprawozdania finansowe, osoba prowadząca księgi rachunkowe nie podpisuje sprawozdania z działalności.

Czy sprawozdanie z działalności podlega badaniu przez biegłego rewidenta?

Istotnym pytaniem, które nurtuje podmioty, które przekraczają limity z ustawy o rachunkowości, jest to, czy sprawozdanie z działalności jest weryfikowane przez audytora podczas audytu finansowego.

Sprawozdanie z działalności nie podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, nawet gdy jednostka jest podmiotem zobowiązanym do badania sprawozdania finansowego. Jednak w praktyce, podczas audytu finansowego, audytor może odnieść się do sprawozdania z działalności w zakresie spójności informacji finansowych i niefinansowych zawartych w obu dokumentach.

W pewnym zakresie wyjątkiem od powyższego jest sytuacja, kiedy podmiot podlega obowiązkom raportowania ESG, o czym piszemy poniżej.

Kiedy sprawozdanie z działalności zawiera informacje o ESG?

Nowym i istotnym elementem przepisów dotyczących sprawozdania z działalności są informacje o zrównoważonym rozwoju. Wynikający to z implementacji dyrektywy CSRD. Dotyczy to jednak tylko firm, które mają obowiązek raportowania w zakresie ESG. Jeżeli dany podmiot spełnia kryteria wskazane w ustawie o rachunkowości to pojawia się obowiązek sporządzenia sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju (tak zwanego raportu ESG) w wyodrębnionej części sprawozdania z działalności. Wówczas pojawia się również obowiązek przeprowadzenia atestacji sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju przez biegłego rewidenta. Atestacja nie jest jednak audytem.