Odpowiedni czas na rozpoczęcie monitoringu okresowego oraz przeprowadzenie inspekcji zleceń

Jak wyglądają sezony dla firmy audytorskiej?

Rok kalendarzowy w firmie audytorskiej ułożony jest według specyficznego rytmu związanego z intensywnością głównych działań przez nie wykonywanych.

Generalnie w listopadzie i grudniu (a czasami wcześniej) zaczyna się już sporo dziać w związku z badaniami wstępnymi i inwentaryzacjami. Okres najbardziej intensywnych prac przypada jednak na miesiące od lutego do lipca (w związku z przeprowadzanymi badaniami sprawozdań finansowych) i w tych miesiącach firmy mają pełne ręce roboty. Po powrocie z wakacji następuje miesiąc lub dwa oddechu i cykl zaczyna się od nowa.

Jedynie we wrześniu i w październiku firmy mają nieco więcej czasu aby nadrobić zaległości związane z koniecznymi działaniami w odniesieniu do systemów wewnętrznej kontroli jakości.

Do takich czynności zalicza się przede wszystkim wykonywany zgodnie z art. 50 ust. 2 i 3 ustawy o biegłych rewidentach obowiązkowy, coroczny monitoring okresowy systemu wewnętrznej kontroli jakości zlecenia.

Co m.in. należy zrobić w ramach monitoringu okresowego?

Generalnie proces monitorowania i korygowania został opisany w paragrafach 35 do 46 Krajowego Standardu Kontroli Jakości 1.

Proces monitoringu okresowego wymaga – między innymi – od osoby wykonującej:

1. Zapoznania się z zakresem przydzielonych zadań i odpowiedzialności oraz weryfikacji, czy były one przydzielone osobom posiadającym niezbędne kompetencje, uprawnienia i wystarczający czas do ich wykonania.

2. Rozpoznania, czy wcześniej zaprojektowane ryzyka są odpowiednie (czy są ryzykami jakości).

3. Ustalenia, czy były przeprowadzane zmiany w systemie w związku z bieżącymi zmianami w działaniu, jak też w otoczeniu firmy (w tym w związku ze zmianami w prawie, czyli np. po wejściu w życie nowego kodeksu etyki czy też po wejściu w życie ustawy o sygnalistach).

4. Zweryfikowania, czy, i w jaki sposób, działały zaprojektowane w poprzednim okresie reakcje na ryzyka.

5. Przeprowadzenia testów kontroli systemu, czyli m.in. inspekcji zamkniętych zleceń.

6. Zapoznania się z ewentualnymi skargami, wnioskami czy też protokołami kontroli organów zewnętrznych i wewnętrznych (w tym z wynikami kontroli jakości zleceń czy też inspekcji).

Jakie przyjąć kryteria wyboru akt do inspekcji zamkniętych zleceń?

Do wykonania monitoringu niezbędne jest przeprowadzenie w firmie audytorskiej inspekcji zamkniętych zleceń.

Co do zasady kryteria wyboru akt do inspekcji można podzielić na:

• te związane z cyklem wyboru partnerów odpowiedzialnych za zlecenie, oraz
• te związane z rodzajami zleceń.

Firma audytorska określa samodzielnie te kryteria: musi jednakże zrobić to tak, aby uzyskać podstawę do oceny prawidłowości systemu kontroli jakości. Należy przy tym pamiętać, że inspekcję usług zastrzeżonych dla biegłych rewidentów musi wykonywać inny biegły rewident.

Korzyści ze zlecania działań monitorujących zewnętrznemu dostawcy

Firmy audytorskie, szczególnie te mniejsze, często mierzą się z problemem wyboru osoby przeprowadzającej monitoring. KSKJ 1 w par. 39 wskazuje na konieczność uwzględnienia w wyborze kompetencji i możliwości tej osoby, jej dostępności oraz obiektywizmu.

Powszechną praktyką jest zlecenie działań monitorujących zewnętrznemu dostawcy. Pozwala to firmom audytorskim skorzystać z niezależnej weryfikacji przyjętych procesów, a także zyskać świeże spojrzenie i nowe doświadczenia, co może przełożyć się na lepszą jakość i skuteczność audytów.

Podsumowanie i wnioski z przeprowadzonego monitoringu

Osoba wykonująca monitoring powinna przygotować podsumowanie wykonanych prac. Należy pamiętać, że całość dokumentacji służącej sformułowaniu tego podsumowania powinna zostać przez firmę zarchiwizowana i będzie stanowić część dokumentacji systemu.

Po przeprowadzonym monitoringu przychodzi czas na przeprowadzenie oceny słabości i poszukanie ich pierwotnej przyczyny. Ale o tym już w kolejnym wpisie.