Jak wybrać dokumentację zlecenia do inspekcji?
Autor: Agnieszka Baklarz
W poprzednim wpisie dotyczącym generalnie monitoringu okresowego w firmach audytorskich pisałam o krokach, jakie powinny być podjęte w ramach tego zadania.
Jednym z kroków, który jest niezbędny do przeprowadzenia w ramach corocznego monitoringu jest wykonanie testów kontroli na zleceniach firmy. Chodzi więc o inspekcję zamkniętych zleceń.
Spis treści
Z tego wpisu dowiesz się:
- Kiedy firma audytoska powinna przeprowadzać inspekcję zleceń?
- Jak dokonywać wyboru zleceń do inspekcji?
- Za pomocą analizy jakich czynników oceniać jakość audytu?
- Jakie są kryteria wyboru akt według rodzajów jednostek, których sprawozdania finansowe są audytowane?
- Jak uniknąć ryzyka samokontrola przy przeprowadzaniu inspekcji zleceń?
Jak często należy przeprowadzać inspekcję zleceń?
Inspekcja zamkniętych zleceń jest co do zasady obligatoryjnie przeprowadzana raz do roku. Jedyne wyjątki dotyczą tutaj jednoosobowych działalności gospodarczych, ale takie odstępstwa wymagają każdorazowego głębokiego uzasadnienia (pełne rozważania na ten temat znajdują się w FAQ na stronie PANA przy odpowiedzi na pytanie „Czy w mniejszej firmie audytorskiej można wprowadzić zasadę, że inspekcje zakończonych zleceń wykonywane są z częstotliwością mniejszą niż raz na rok ?”).
Jak wybrać zlecenia do inspekcji?
Par. 38 KSKJ 1 wskazuje, że podczas ustalania kryteriów do wyboru zleceń do inspekcji firma audytorska powinna rozważyć:
– które zlecenia, oraz
– których partnerów odpowiedzialnych za zlecenie wybrać.
Czyli, określając w systemie wewnętrznej kontroli jakości konkretne kryteria, firma audytorska powinna kierować się następującymi zagadnieniami:
1. w jakim cyklu firma audytorska chce przeglądać dokumentacje partnerów odpowiedzialnych za zlecenie tak, aby zabezpieczyć odpowiednią jakość wykonywanych przez nich zleceń?
Podstawową kwestią jest zawsze dobór odpowiedniego do warunków firmy audytorskiej cyklu wyboru partnera. Z całą pewnością można stwierdzić, że cykl wyboru partnera do zlecenia powinien być również skorelowany z wynikami wcześniejszych inspekcji, tak wewnętrznych jak i zewnętrznych.
Firma audytorska nie musi ustalać jednego cyklu dla wszystkich partnerów. Można sobie wyobrazić sytuację, że w SWKJ będzie wskazane, że inspekcje zleceń partnerów krótko będących biegłymi rewidentami bądź wykonującymi tylko okazjonalne zlecenia będą wybierane do inspekcji znacznie częściej niż pozostałych partnerów.
Wydaje się, że ze względu na reguły cykliczności wpisane w art. 106 ust. 2 ustawy o biegłych rewidentach odpowiednim cyklem dla biegłych rewidentów wykonujących zlecenia badania sprawozdania finansowego jest cykl 3-letni (choć tak jak pisałam wyżej może on być krótszy dla niektórych partnerów). Z całą pewnością jednak nie powinien on przekraczać 5 lat. Moim zdaniem warto jest również dostosować cykl inspekcji do cyklu zmian w głównych standardach będących podstawą wykonywanych zleceń. Tak, żeby każdy partner odpowiednio wcześnie mógł skorygować ewentualne nieprawidłowości i nie powtarzać ich w kolejnych latach.
Ze względu na możliwość przewidzenia przez partnera kiedy jego dokumentacja będzie podlegała inspekcji warto jest również dołożyć czynnik nieprzewidywalności zaburzający ustalony rytm.
2. które typy zleceń będą brane pod uwagę?
Moim zdaniem tego kryterium nie da się oddzielić od wyników innych działań monitorujących, a w szczególności od tego, co zostało określone jako pierwotna przyczyna słabości znalezionych w poprzednim okresie. Czyli należy dokładnie przyjrzeć się ryzykom w każdym roku (i przyczynom ich określenia) i pod tym kątem dobrać grupy zleceń do inspekcji.
Za pomocą analizy jakich czynników oceniać jakość audytu?
Ciekawych wskazówek do ustalenia czynników wyboru dostarcza raport z kontroli tematycznych wykonanych przez nadzór brytyjski (Audit Quality). Raport ten wskazuje na używane przez firmy audytorskie czynniki do oceny jakości audytu.
Szczególnie interesujące jest zestawienie w punkcie 3.1.3 dające szeroki przekrój takich czynników pogrupowane w kilka zespołów. Bazując na tym raporcie, moim zdaniem, warto jest w kryteriach zawrzeć dla przykładu odniesienia do:
a) stosunku liczby personelu do partnerów na zleceniu
b) wykorzystania specjalistów i konsultacji w trakcie zlecenia
c) procentu czasu poświęconego przez biegłego rewidenta na zlecenie (w relacji do czasu całego zespołu)
d) terminowości wykonania zlecenia
e) terminowości zamykania zleceń
f) zleceń wykonywanych dla klientów o wyższym ryzyku
g) typów zleceń z większą liczbą skarg
h) zleceń z dużą liczbą korekt
Kryteria wyboru akt według rodzajów jednostek
Dodatkowo, par. A151 KSKJ 1 dostarcza innych przykładów kryteriów dotyczących rodzajów jednostek, dla których podejmowane są zlecenia, na przykład:
a) jednostki, które są notowane na giełdzie papierów wartościowych,
b) jednostki działające w branżach wschodzących,
c) jednostki działające w branżach związanych z wysokim poziomem złożoności lub osądu,
d) jednostki działające w branży, która jest nowa dla firmy.
Jak wynika z powyższego zestawienia możliwe jest szerokie podejście (acz bazujące na wynikach wcześniejszych działań monitorujących i reakcji na ryzyka) do ustalania kryteriów wyboru dokumentacji zlecenia do inspekcji. Warto jest dobrze dopasować je do własnej firmy, tak aby zmniejszyć prawdopodobieństwo, że systemowo zlecenia są wykonywane w nieodpowiedniej jakości.
Jak unikać ryzyka samokontroli przy inspekcji zleceń?
Na koniec może jeszcze jedno przypomnienie: zlecenia, które są obligatoryjnie wykonywane przez biegłych rewidentów z oczywistych powodów powinny podlegać inspekcji przeprowadzanej przez innego biegłego rewidenta. Ważne jest, aby biegły dokonujący inspekcji nie należał do zespołu wykonującego zlecenie ani też nie był kontrolerem jakości tego zlecenia tak, aby nie było elementów samokontroli.
