Jak zidentyfikować oraz rozwiązać problem w systemie zarządzania jakością?
Autor: Agnieszka Baklarz
W poprzednim wpisie dotyczącym generalnie monitoringu okresowego pisałam o krokach, jakie powinny być podjęte w ramach tego zadania.
Po uzyskaniu wyniku prawidłowo przeprowadzonego monitoringu powinniśmy zidentyfikować słabości funkcjonowania systemu zarządzania jakością oraz określić ich pierwotną przyczynę. Temu też poświęcony jest poniższy wpis, do lektury którego zapraszam!
Spis treści
Z tego wpisu dowiesz się:
- Jaki jest cel monitoringu okresowego w firmie audytorskiej?
- Co to jest słabość systemu?
- Co zrobić po identyfikacji słabości systemu zarządzania jakością?
- Jak znaleźć przyczynę zidentyfikowanej słabości? Wnioski z kontroli tematycznych przeprowadzonych w Australii
- Jakie mogą być pierwotne przyczyny?
- Dlaczego warto skorzystać ze spojrzenia innego biegłego rewidenta?
Jaki jest cel monitoringu okresowego w firmie audytorskiej?
Przewrotnie rzecz ujmując, to zgodnie z par. 36 KSKJ 1 co do zasady monitoring ma za zadanie po prostu znaleźć słabość systemu. Przy zmiennych warunkach otoczenia, jak również przy zazwyczaj napiętych harmonogramach prac w firmach audytorskich (i zmiennych zleceniach), może się więc wydawać, że nie powinno być trudne znalezienie słabości, bo już ludowe przysłowie mówi, że nie popełnia błędów jedynie ten, kto nic nie robi…
Co oznacza „słabość systemu”?
Zacznijmy jednak w takim razie od zrozumienia słowa „słabość systemu”. Jego definicję możemy znaleźć w par. 16.a KSKJ 1 poprzez wskazanie warunków, kiedy można zidentyfikować skutek takiej słabości. I tak generalnie słabość jest wtedy, kiedy spełniony jest jeden lub więcej z poniższych warunków:
nie mamy zidentyfikowanego jakiegoś istotnego celu jakości dla naszego systemu (cele jakości są definiowane par. 28 – 33 KSKJ 1 w odniesieniu do 6 elementów obligatoryjnych ale mogą być też ustalone własne cele);
ryzyka jakości albo nie zostały zidentyfikowane albo zostały niewłaściwie oszacowane (dla przykładu częstym błędem dotyczącym ryzyka jakości jest brak określania ryzyk dotyczących wykonania zlecenia albo zbyt niskie oszacowanie tego ryzyka);
reakcja na ryzyko jakości jest niewłaściwa bo nie zmniejsza prawdopodobieństwa wystąpienia tego ryzyka (dla przykładu częstym błędem są niewłaściwie ustalone kryteria przeprowadzenia kontroli jakości, które dotyczą ryzyka, które w firmie nie występuje, czyli np. jako reakcję na prowadzenie badań na NewConnect wskazana została kontrola jakości zlecenia – zresztą jest to działanie obligatoryjne – podczas gdy w danej firmie nie prowadzi się takich badań w ogóle);
inne nieprawidłowości, takie jak: nieprzydzielenie odpowiedzialności, niewłaściwie prowadzony proces oceny ryzyka (lub brak przeprowadzenia takiego procesu), nieprawidłowo prowadzony (lub jego brak) proces monitorowania i korygowania, niewłaściwie przeprowadzona ocena funkcjonowania SWKJ (lub brak takiej oceny).
Co dla firmy audytorskiej oznacza znalezienie słabości w systemie zarządzania jakością?
Jak widać z powyższego, z dużą dozą prawdopodobieństwa jakiś punkt może być przez firmę audytorską po prostu mniej restrykcyjnie pilnowany w ciągu roku i monitoring okresowy powinien pomóc dostrzec firmie audytorskiej co można byłoby zrobić lepiej.
Wystąpienie słabości jest dla firmy audytorskiej znakiem, że po prostu w kolejnych latach należy zmienić podejście do tego punktu i bardziej dopilnować niektórych kwestii, tak aby jakość firmy audytorskiej była na jak najwyższym poziomie.
Poszukiwanie przyczyn zaistniałych słabości – wnioski z kontroli tematycznych z Australii
Po zidentyfikowaniu słabości systemu przychodzi czas na stwierdzenie, dlaczego taka słabość miała miejsce. Jest to zawsze nieprosty proces i wymaga pewnej pracy analitycznej (oraz często rozmów z innymi osobami) po to, żeby uchwycić, co poszło nie tak i dlaczego. Pewne wskazówki w tym zakresie możemy odnaleźć w przeprowadzonych przez nadzory innych państw kontrolach tematycznych. Dokładnie w odniesieniu do analizy pierwotnej przyczyny odnosiła się kontrola tematyczna przeprowadzona przez australijski nadzór audytowy i opublikowana w 2022 r. Przytoczę tutaj najważniejsze wnioski wynikające z przebiegu kontroli tematycznych w tym zakresie:
1. Firmy biorące udział w kontroli tematycznej wybrały następujące źródła akt badania do analizy przyczyn źródłowych: akta badania z negatywnymi lub pozytywnymi ocenami z działań monitorujących wewnętrznie, wszystkie kontrole z przeglądów regulatora, w których stwierdzono uchybienia, akta badania, gdzie istniejący klient (JZP) sporządził korektę lub gdzie wydano komunikat dotyczący zmiany w ich informacjach finansowych.
2. Przeprowadzanie procesu analizy przyczyn źródłowych powinno nastąpić w odpowiednim czasie, czyli kiedy członkowie zespołu audytowego są dostępni, a kwestie są świeże w ich pamięci, aby zapewnić dokładniejsze zidentyfikowanie przyczyn źródłowych.
3. Przeprowadzanie wywiadów powinno dotyczyć wszystkich członków zespołu audytowego, w tym ekspertów, specjalistów i kontrolerów jakości zlecenia, którzy pracowali nad obszarem audytu będącym przedmiotem negatywnego ustalenia jakości.
4. Ważne jest, aby zespół ds. analizy przyczyn źródłowych był niezależny od zespołu audytowego po to, by prowadzić proces oraz przeprowadzić dyskusje i wywiady w sposób dokładny i obiektywny.
5. Należy bardziej efektywnie korzystać ze wskaźników jakości audytu, aby zidentyfikować rzeczywiste przyczyny pozytywnych lub negatywnych ustaleń jakości.
Najważniejsze pierwotne przyczyny słabości systemów kontroli jakości identyfikowane przez firmy audytorskie
Warto też przyjrzeć się temu, jakie zostały określone pierwotne przyczyny słabości przez firmy biorące udział w kontrolach tematycznych, gdyż wydaje się, że jest to w znacznej mierze niezależne od wielkości firmy audytorskiej:
- Wiedza i umiejętności poszczególnych pracowników
- Sceptycyzm zawodowy i nastawienie
- Niewystarczająca dokumentacja
- Użycie specjalistów i ekspertów
- Duża liczba złożonych zagadnień
- Nadzór i przegląd
- Zarządzanie projektem i alokacja zasobów
- Motywacja i zaangażowanie
- Polityki, procedury i wytyczne firmy nie zostały wykorzystane
W przypadku tak określonych przyczyn pierwotnych dla zidentyfikowanych słabości oczywiście narzucają się działania korygujące mające na celu wyeliminowanie tych przyczyn.
Tak, jak przy całym procesie monitorowania i korygowania, zidentyfikowane słabości i proces dochodzenia do pierwotnej przyczyny powinny być włączone w dokumentację systemu kontroli jakości.
Podsumowanie – dlaczego do oceny słabości systemu zarządzania jakości potrzebny jest inny biegły rewident?
Z mojej strony pragnę zwrócić uwagę, że pomimo tego, że standardy nie wymagają, aby poszukiwanie pierwotnej przyczyny było prowadzone przez biegłego rewidenta to w świetle doświadczeń innych krajów wydaje się to po prostu niezbędne. Odpowiedź na pytanie, dlaczego w jednej dokumentacji jest wiele nieprawidłowości, a w drugiej ich nie ma, wymaga osądu bazującego na wiedzy i doświadczeniu, które ma wyłącznie inny biegły rewident… Warto również pamiętać o tym, że powinien być on niezależny od zespołów audytowych.
W kolejnym wpisie postaram pochylić się nad procesem wyboru dokumentacji do inspekcji.
